Положение о персональных данных в организации образец. Положение о персональных данных. Обработка данных работодателем
1. Общие положения
1.1. Целью данного Положения является защита персональных данных работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.
1.2. Настоящее Положение разработано на основании статей Конституции РФ, Трудового Кодекса РФ, Кодекса об административных правонарушениях РФ, Гражданского Кодекса РФ, Уголовного Кодекса РФ, а также Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации"
1.3. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
1.4. Настоящее Положение утверждается и вводится в действие приказом генерального директора и является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным сотрудников.
2. Понятие и состав персональных данных
2.1. Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
2.2. В состав персональных данных работника входят:
Анкетные и биографические данные;
Образование;
Сведения о трудовом и общем стаже;
Сведения о составе семьи;
Паспортные данные;
Сведения о воинском учете;
Сведения о заработной плате сотрудника;
Сведения о социальных льготах;
Специальность,
Занимаемая должность;
Наличие судимостей;
Адрес места жительства;
Домашний телефон;
Место работы или учебы членов семьи и родственников;
Характер взаимоотношений в семье;
Состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
Подлинники и копии приказов по личному составу;
Личные дела и трудовые книжки сотрудников;
Основания к приказам по личному составу;
Копии отчетов, направляемые в органы статистики.
2.3. Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
3. Обработка персональных данных
3.1. Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
3.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
3.2.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.2.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.
3.2.3. Получение персональных данных может осуществляться как путем представления их самим работником, так и путем получения их из иных источников.
3.2.4. Персональные данные следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.2.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.
3.2.6. Работодатель не имеет право получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.3. К обработке, передаче и хранению персональных данных работника могут иметь доступ сотрудники:
Бухгалтерии;
Сотрудники службы управления персоналом;
Сотрудники компьютерных отделов.
3.4. Использование персональных данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение.
3.4.1. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
3.5. Передача персональных данных работника возможна только с согласия работника или в случаях, прямо предусмотренных законодательством.
3.5.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
3.5.2. Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
3.5.3. При передаче персональных данных работника потребителям (в том числе и в коммерческих целях) за пределы организации работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, установленных федеральным законом.
3.6. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
3.7. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.
3.8. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.
3.9. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.
4. Доступ к персональным данным
4.1. Внутренний доступ (доступ внутри организации).
4.1.1. Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
Генеральный директор организации;
Руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);
При переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;
Сам работник, носитель данных.
Другие сотрудники организации при выполнении ими своих служебных обязанностей.
4.1.2. Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, определяется приказом генерального директора организации.
4.2. Внешний доступ.
4.2.1. К числу массовых потребителей персональных данных вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры:
Налоговые инспекции;
Правоохранительные органы;
Органы статистики;
Страховые агентства;
Военкоматы;
Органы социального страхования;
Пенсионные фонды;
Подразделения муниципальных органов управления;
4.2.2. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
4.2.3. Организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения.
4.2.4. Другие организации.
Сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии нотариально заверенного заявления работника.
Персональные данные сотрудника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.
В случае развода бывшая супруга (супруг) имеют право обратиться в организацию с письменным запросом о размере заработной платы сотрудника без его согласия. (УК РФ).
5. Защита персональных данных
5.1. Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.
5.2. Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.
5.3. Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.
5.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.5. "Внутренняя защита".
5.5.1. Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами организации.
5.5.2. Для обеспечении внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:
Ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
Строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;
Рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
Знание работником требований нормативно - методических документов по защите информации и сохранении тайны;
Наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
Определение и регламентация состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
Организация порядка уничтожения информации;
Своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;
Воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;
Не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только генеральному директору, работникам отдела персонала и в исключительных случаях, по письменному разрешению генерального директора, - руководителю структурного подразделения. (например, при подготовке материалов для аттестации работника).
5.5.3. Защита персональных данных сотрудника на электронных носителях.
Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается руководителю службы управления персоналом и руководителю службы информационных технологий
5.6. "Внешняя защита".
5.6.1. Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.
5.6.2. Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности компании, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе персонала.
5.6.3. Для обеспечения внешней защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:
Порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
Пропускной режим организации;
Учет и порядок выдачи удостоверений;
Технические средства охраны, сигнализации;
Порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;
Требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.
5.7. Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.
5.8. По возможности персональные данные обезличиваются.
5.9. Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников.
6. Права и обязанности работника
6.1. Закрепление прав работника, регламентирующих защиту его персональных данных, обеспечивает сохранность полной и точной информации о нем.
6.2. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
6.3. В целях защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работник имеет право:
Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.
На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные;
Персональные данные оценочного характера дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
Определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
На сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.
6.4. Работник обязан:
Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ.
Своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных
6.5. Работники ставят работодателя в известность об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, что получает отражение в трудовой книжке на основании представленных документов. При необходимости изменяются данные об образовании, профессии, специальности, присвоении нового разряда и пр.
6.6. В целях защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.
7. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными
7.1. Персональная ответственность - одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.
7.2. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
7.3. Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.
7.4. Каждый сотрудник организации, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
7.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
7.5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей по соблюдению установленного порядка работы со сведениями конфиденциального характера работодатель вправе применять предусмотренные Трудовым Кодексом дисциплинарные взыскания.
7.5.2. Должностные лица, в обязанность которых входит ведение персональных данных сотрудника, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов, либо несвоевременное предоставление таких документов или иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации - влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере, определяемом Кодексом об административных правонарушениях.
7.5.3. В соответствии с Гражданским Кодексом лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.
7.5.4. Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни (в том числе незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющего его личную или семейную тайну, без его согласия), неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов и сведений (если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан), совершенные лицом с использованием своего служебного положения наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с УК РФ.
7.6. Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.
Составил:
менеджер по персоналу Е.Н.Побегайло
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт
С.Г.Дмитраш
Положение о персональных данных работника
Настоящее Положение определяет основные требования к порядку получения, хранения, использования и передачи (далее — обработке) персональных данных работников.
I. Общие положения
Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников — личном деле работника.
Личное дело состоит из следующих разделов:
1. Анкетно — биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:
1.1. анкета;
1.2. автобиография;
1.3. копии документов об образовании;
1.4. карточка формы Т2
1.5. результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей(для ряда должностей);
1.6. заявление работника о приеме на работу;
1.7. копия приказа о приеме на работу;
1.8. трудовой договор;
1.9. документы, связанные с переводом и перемещением работника (копии приказов, заявления работника и т.п.);
1.10. выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
1.11. копии наградных листов;
1.12. аттестационные листы;
1.13. копии приказов о поощрениях, взысканиях;
1.14. характеристики и рекомендательные письма;
1.15. заявление работника об увольнении;
1.16. копия приказа об увольнении;
1.17. другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
2. Дополнительные материалы, к которым относятся:
2.1. расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области;
2.2. карточки учета поощрений и взысканий;
2.3. характеристики с прежнего места работы;
2.4. фотографии;
2.5. дополнение к личному делу;
2.6. другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.
II. Получение персональных данных работника
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.
III. Формирование и ведение личных дел
Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Номер личного дела проставляется в верхнем левом углу обложки дела.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3X4. На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадрового работника и печатью.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.
При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, «дети» — «не имею»).
При заполнении графы «Образование» следует применять следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «неполное среднее», в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графе «Ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи работника с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются близкие родственники, проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке. В трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и других приравненных к ним учебных заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
1. паспорт;
2. трудовая книжка;
3. военный билет;
4. документы об образовании;
5. документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
Анкета подписывается лицом, принимаемым на работу, и сотрудником отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью.
Автобиография — документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
Основные моменты, которые должны быть освещены в автобиографии:
1. фамилия, имя, отчество;
2. число, месяц и год рождения;
3. полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);
4. время начала трудовой деятельности;
5. причины перехода на другое место работы;
6. отношение к воинской обязанности, воинское звание;
7. наличие правительственных наград, поощрений;
8. сведения о семейном положении и близких родственниках;
9. дата составления автобиографии и личная подпись составляемого.
Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости внесения изменений или дополнений, они фиксируются на отдельном листе, подписываются работником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. В случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в раздел личного дела «Дополнительные материалы».
Автобиография не заверяется подписями должностных лиц или печатями.
Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к личному делу — документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее), с указанием причины перемещения («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).
Дополнение к личному делу составляется работником кадрового отдела и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
Кадровая справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации образца, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В случае обновления старая кадровая справка изымается из раздела личного дела «Анкетно-биографические и характеризующие материалы», приобщается к «Дополнительным материалам» и заменяется новой. Кадровая справка подписывается руководителем кадрового отдела.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:
1. аттестационные листы;
2. копии документов об утверждении в должности;
3. другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I. настоящего Положения.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).
Работник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
IV. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных
Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право на:
1. полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
2. свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
3. определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
4. доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
5. требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6. требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
7. обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
V. Учет, хранение и передача персональных данных работника
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:
1. порядковый номер личного дела;
2. фамилия, имя, отчество сотрудника;
3. дата постановки дела на учет;
4. дата снятия дела с учета.
В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся а архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:
1. сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ;
2. сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
3. запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.
Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ № 197-ФЗ от 30.12.2001 г., Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г., Федеральным законом РФ «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г., Указом Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» № 188 от 06.03.1997 г. и другими нормативными правовыми актами.
1.2. Настоящее Положение определяет порядок обработки персональных данных работников «ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ» (далее Организация) и гарантии конфиденциальности сведений, предоставляемых работником работодателю.
1.3. Персональные данные работника являются конфиденциальной информацией.
2. Понятие и состав персональных данных работника
2.1. Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
К персональным данным работника относятся:
Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, а также иные данные, содержащиеся в удостоверении личности работника;
данные о семейном, социальном и имущественном положении;
данные об образовании работника, наличии специальных знаний или подготовки;
данные о профессии, специальности работника;
сведения о доходах работника;
данные медицинского характера, в случаях, предусмотренных законодательством;
данные о членах семьи работника;
данные о месте жительства, почтовый адрес, телефон работника, а также членов его семьи;
иные персональные данные, при определении объема и содержания которых работодатель руководствуется настоящим Положением и законодательством РФ.
3. Обработка персональных данных работника
3.1. Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
Обработка персональных данных работника осуществляется для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работнику в трудоустройстве, обучении, продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работника, контроля качества и количества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, оплаты труда, пользования льготами, предусмотренными законодательством РФ и актами работодателя.
3.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.3. На основании норм Трудового кодекса РФ (ст. 86), а также исходя из положений п. 2 ст. 6 ФЗ РФ «О персональных данных», обработка персональных данных осуществляется работодателем без письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Получение
3.4. Все персональные данные о работнике работодатель может получить у него самого.
3.5. Работник обязан предоставлять работодателю достоверные сведения о себе и своевременно сообщать ему об изменении своих персональных данных. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, предоставленных работником, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.
3.6. В случаях, когда работодатель может получить необходимые персональные данные работника только у третьего лица, работодатель должен уведомить об этом работника и получить от него письменное согласие по установленной форме (Приложение 1).
Работодатель обязан сообщить работнику о целях, способах и источниках получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и возможных последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Хранение персональных данных работника
3.7. Персональные данные работника хранятся в отделе кадров в личном деле работника. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках и находятся в сейфе или в несгораемом шкафу.
Персональные данные работника в отделе кадров хранятся также в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечиваются системой паролей. Пароли устанавливаются начальником отдела кадров и сообщаются индивидуально сотрудникам отдела кадров, имеющим доступ к персональным данным работников.
Примечание: Хранение персональных данных работников в бухгалтерии и иных структурных подразделениях работодателя, сотрудники которых имеют право доступа к персональным данным, осуществляется в порядке исключающим к ним доступ третьих лиц.
3.8. Сотрудник работодателя, имеющий доступ к персональным данным работников в связи с исполнением трудовых обязанностей:
обеспечивает хранение информации, содержащей персональные данные работника, исключающее доступ к ним третьих лиц.
В отсутствие сотрудника на его рабочем месте не должно быть документов, содержащих персональные данные работников (соблюдение «политики чистых столов»).
при уходе в отпуск, служебной командировке и иных случаях длительного отсутствия работника на своем рабочем месте, он обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные работников лицу, на которое локальным актом Организации (приказом, распоряжением) будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.
Примечание: В случае если такое лицо не назначено, то документы и иные носители, содержащие персональные данные работников, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным работников по указанию руководителя структурного подразделения.
При увольнении сотрудника, имеющего доступ к персональным данным работников, документы и иные носители, содержащие персональные данные работников, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным работников по указанию руководителя структурного подразделения.
Использование (доступ, передача, комбинирование и т.д.) персональных данных работника
3.9. Доступ к персональным данным работника имеют сотрудники работодателя, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей согласно перечню должностей (Приложение 2).
В целях выполнения порученного задания и на основании служебной записки с положительной резолюцией руководителя Организации, доступ к персональным данным работника может быть предоставлен иному работнику, должность которого не включена в Перечень должностей сотрудников, имеющих доступ к персональным данным работника Организации, и которым они необходимы в связи с исполнением трудовых обязанностей.
3.10. В случае если работодателю оказывают услуги юридические и физические лица на основании заключенных договоров (либо иных оснований) и в силу данных договоров они должны иметь доступ к персональным данным работников Организации, то соответствующие данные предоставляются работодателем только после подписания с ними соглашения о неразглашении конфиденциальной информации.
В исключительных случаях, исходя из договорных отношений с контрагентом, допускается наличие в договорах пунктов о неразглашении конфиденциальной информации, в том числе предусматривающих защиту персональных данных работника.
3.11. Процедура оформления доступа к персональным данным работника включает в себя:
ознакомление работника под роспись с настоящим Положением.
Примечание: При наличии иных нормативных актов (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.), регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, с данными актами также производится ознакомление работника под роспись.
истребование с сотрудника (за исключением руководителя Организации) письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных работника и соблюдении правил их обработки, подготовленного по установленной форме (Приложение 3).
3.12. Сотрудники работодателя, имеющие доступ к персональным данным работников, имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных трудовых функций.
3.13. Доступ к персональным данным работников без специального разрешения имеют работники, занимающие в организации следующие должности:
руководитель Организации;
заместитель руководителя Организации;
главный бухгалтер;
работники отдела кадров;
инженеры-программисты отдела информационных технологий;
начальники структурных подразделений – в отношении персональных данных работников, числящихся в соответствующих структурных подразделениях.
3.14. Допуск к персональным данным работника других сотрудников работодателя, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
3.15. Работник имеет право на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи (за исключением случаев предусмотренных федеральным законом), содержащей его персональные данные. Работник имеет право вносить предложения по внесению изменений в свои данные в случае обнаружения в них неточностей.
3.16. Отдел кадров вправе передавать персональные данные работника в бухгалтерию и иные структурные подразделения, в случае необходимости исполнения сотрудниками соответствующих структурных подразделений своих трудовых обязанностей.
При передаче персональных данных работника, сотрудники отдела кадров предупреждают лиц, получающих данную информацию, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и истребуют от этих лиц письменное обязательство в соответствии с п. 3.11. настоящего Положения.
3.17. Передача (обмен и т.д.) персональных данных между подразделениями работодателя осуществляется только между сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным работников.
Доступ к персональным данным работника третьих лиц (физических и юридических)
3.18. Передача персональных данных работника третьим лицам осуществляется только с письменного согласия работника, которое оформляется по установленной форме (Приложение 4) и должно включать в себя:
фамилию, имя, отчество, адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
наименование и адрес работодателя, получающего согласие работника;
цель передачи персональных данных;
перечень персональных данных, на передачу которых дает согласие работник;
срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
Примечание: Согласия работника на передачу его персональных данных третьим лицам не требуется в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника; когда третьи лица оказывают услуги работодателю на основании заключенных договоров, а также в случаях, установленных федеральным законом и настоящим Положением.
3.19. Не допускается передача персональных данных работника в коммерческих целях без его письменного согласия, оформленного по установленной форме (Приложение 5).
3.20. Сотрудники работодателя, передающие персональные данные работников третьим лицам, должны передавать их с обязательным составлением акта приема-передачи документов (иных материальных носителей), содержащих персональные данные работников. Акт составляется по установленной форме (Приложение 6), и должен содержать следующие условия:
уведомление лица, получающего данные документы об обязанности использования полученной конфиденциальной информации лишь в целях, для которых она сообщена;
предупреждение об ответственности за незаконное использование данной конфиденциальной информации в соответствии с федеральными законами.
Передача документов (иных материальных носителей), содержащих персональные данные работников, осуществляется при наличии у лица, уполномоченного на их получение:
договора на оказание услуг Организации;
соглашения о неразглашении конфиденциальной информации либо наличие в договоре с третьим лицом пунктов о неразглашении конфиденциальной информации, в том числе, предусматривающих защиту персональных данных работника;
письма-запроса от третьего лица, которое должно включать в себя указание на основания получения доступа к запрашиваемой информации, содержащей персональные данные работника, её перечень, цель использования, Ф.И.О. и должность лица, которому поручается получить данную информацию.
Ответственность за соблюдение вышеуказанного порядка предоставления персональных данных работника Организации несет работник, а также руководитель структурного подразделения, осуществляющего передачу персональных данных работника третьим лицам.
3.21. Представителю работника (в том числе адвокату) персональные данные передаются в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим Положением. Информация передается при наличии одного из документов:
нотариально удостоверенной доверенности представителя работника;
письменного заявления работника, написанного в присутствии сотрудника отдела кадров работодателя (если заявление написано работником не в присутствии сотрудника отдела кадров, то оно должно быть нотариально заверено).
Доверенности и заявления хранятся в отделе кадров в личном деле работника.
3.22. Предоставление персональных данных работника государственным органам производится в соответствии с требованиями действующего законодательства и настоящим Положением.
3.23. Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника, за исключением случаев, когда передача персональных данных работника без его согласия допускается действующим законодательством РФ.
3.24. Документы, содержащие персональные данные работника, могут быть отправлены через организацию федеральной почтовой связи. При этом должна быть обеспечена их конфиденциальность. Документы, содержащие персональные данные вкладываются в конверт, к нему прилагается сопроводительное письмо. На конверте делается надпись о том, что содержимое конверта является конфиденциальной информацией, и за незаконное ее разглашение законодательством предусмотрена ответственность. Далее, конверт с сопроводительным письмом вкладывается в другой конверт, на который наносятся только реквизиты, предусмотренные почтовыми правилами для заказных почтовых отправлений.
4. Организация защиты персональных данных работника
4.1. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем.
4.2. Общую организацию защиты персональных данных работников осуществляет начальник отдела кадров.
4.3. Начальник отдела кадров обеспечивает:
ознакомление сотрудника под роспись с настоящим Положением.
При наличии иных нормативных актов (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.), регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, с данными актами также производится ознакомление сотрудника под роспись.
истребование с сотрудников (за исключением лиц, указанных в пункте 3.13 настоящего Положения) письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных работника и соблюдении правил их обработки.
общий контроль за соблюдением сотрудниками работодателя мер по защите персональных данных работника.
4.4. Организацию и контроль за защитой персональных данных работников структурных подразделениях работодателя, сотрудники которых имеют доступ к персональным данным, осуществляют их непосредственные руководители.
4.5. Защите подлежит:
информация о персональных данных работника;
документы, содержащие персональные данные работника;
персональные данные, содержащиеся на электронных носителях.
4.6. Защита сведений, хранящихся в электронных базах данных работодателя, от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения информации, а также от иных неправомерных действий, обеспечивается разграничением прав доступа с использованием учетной записи и системой паролей.
5. Заключительные положения
5.1. Иные права, обязанности, действия сотрудников, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных данных работника, определяются также должностными инструкциями.
5.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.
5.3. Разглашение персональных данных работника Организации (передача их посторонним лицам, в том числе, работникам Организации, не имеющим к ним доступа), их публичное раскрытие, утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные работника, а также иные нарушения обязанностей по их защите и обработке, установленных настоящим Положением, локальными нормативными актами (приказами, распоряжениями) Организации, влечет наложение на сотрудника, имеющего доступ к персональным данным, дисциплинарного взыскания – замечания, выговора, увольнения.
Сотрудник работодателя, имеющий доступ к персональным данным работника и совершивший указанный дисциплинарный проступок, несет полную материальную ответственность в случае причинения его действиями ущерба работодателю (п.7 ст. 243 Трудового кодекса РФ).
5.4. Сотрудники работодателя, имеющие доступ к персональным данным работника, виновные в незаконном разглашении или использовании персональных данных работников работодателя без согласия работников из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, несут уголовную ответственность в соответствии со ст. 183 Уголовного кодекса РФ.
Приложение 1 - Письменное согласие работника на получение его персональных данных у третьей стороны
Приложение 2 - Перечень должностей сотрудников, имеющих доступ к персональным данным работника Организации и которым они необходимы
Дежурный бюро пропусков
Приложение 3 - Обязательство о соблюдении режима конфиденциальности персональных данных работника
Приложение 4 - Письменное согласие работника на передачу его персональных данных третьей стороне
Приложение 5 - Письменное согласие работника на передачу его персональных данных в коммерческих целях
Приложение 6 - Акт приема-передачи документов (иных материальных носителей), содержащих персональные данные работника
А также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ разрабатывается на каждом предприятии, в том числе и в обществах с ограниченной ответственностью (ООО), и включается в кадровый документооборот организации.
Важно. С копией Положения о персональных данных под расписку должны быть ознакомлены все сотрудники(п.п. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).
- Общие положения.
- Документы, содержащие информацию о личных сведениях о сотруднике:
- документы, связанные с семьей сотрудника;
- о состоянии здоровья сотрудника и родственников первого порядка;
- документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации;
- о беременности сотрудницы и возрасте детей;
- документы, предъявляемые при трудоустройстве.
- Обработка личных сведений о сотруднике:
- получение;
- хранение информации о работнике;
- использование личных сведений;
- доступ к данным работника третьих лиц (физических, юридических).
- Организация защиты персональных данных работника.
- Обязанности работника по обеспечению достоверности его персональных данных.
Также положение может включать приложения.
Последствия нарушения закона
Какова политика Роскомнадзора в отношении обработки данных и обеспечении их безопасности? Работодатели организаций могут получать письма от Роскомнадзора, которые предупреждают о возможности при проверке получить серьезные штрафы за нарушение закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» .
- для должностных лиц 500 – 1000 руб.;
- для организации 5000 – 10 000 руб.;
- для должностных лиц (в связи с исполнением служебных обязанностей) 4000 – 5000 руб.
Пошаговая инструкция по составлению
В документе обязательно освещаются такие факторы:
- Порядок хранения.
Работодателю необходимо составлять правила, касающиеся порядка хранения и использования информации, опираясь на Федеральный закон. Эти правила закрепляются в нормативном акте, чаще всего это «Положение о защите персональных данных работников».
Личная информация о работниках хранится в особых папках в специально отведенных помещениях с личными делами сотрудников. Еще один способ хранения – электронные базы (в таком случае нужно иметь резервную копию).
- Использование.
Утверждается в том же нормативном акте – Положении. Информация может использоваться только для решения рабочих вопросов. Передавать ее третьим лицам разрешается только после уведомления в этом сотрудника и его письменного согласия, учитывая, что передавать можно лишь ту информацию, которая требуются для решения той или иной проблемы.
Если использование данных касается таких вопросов, как занесение в личное дело, сотрудника не нужно.
Важно. Перед началом использования данных, находящихся на хранении, необходимо уведомить Роскомнадзор.
- Разграничение прав доступа к обрабатываемым данным.
Доступ к личным сведениям имеют только уполномоченные лица. Информация об этом должна содержаться в определенных или инструкциях.
С письменного разрешения сотрудников могут существовать списки с их личными сведениями (инициалы, телефоны, адреса).
Общие положения.
В данном разделе допустимо ссылаться на ФЗ «О персональных данных» №152 , Трудовой кодекс и Конституцию РФ. Также стоит определить порядок обработки информации о сотрудникахорганизации.
- Сведения об обработке персональных данных.
В этом разделе необходимо подробно расписать, каким образом будет использоваться и храниться личная информация сотрудника. Составление раздела об использовании производится с опорой на Федеральный закон и Трудовой кодекс. Хранение осуществляется особым образом (см. пункт 1).
- Права и обязанности.
Работник обладает правами, закрепленными в Трудовом кодексе. Он может:
- знать характер информации, хранящейся у работодателя, ее содержание, а также способ сбора и обработки;
- иметь возможность доступа к личной информации;
- получать медицинские данные о своем здоровье;
- иметь возможность корректировать или исключать неверную информацию о себе;
- иметь информацию о манипуляциях со своими личными данными;
- определять представителей для защиты ;
- обращаться в суд при обнаружении неправомерных действий работодателя.
Работник обязан предоставлять верные сведения о себе.
Ответственность.
Непосредственный доступ к личным сведениям всех сотрудников имеют , именно они будут нести ответственность в случае утечки данных. За это сотрудник может быть привлечен к следующим видам ответственности (ст.90 ТК РФ):
- дисциплинарная (применяется работодателем при допущении сотрудником небольшого проступка, не приводящего к серьезным последствиям; сотруднику может быть сделан выговор, применено взыскание или осуществлено увольнение);
- материальная (применяется к сотруднику в случае, если работодатель вынужден был компенсировать урон, нанесенный работнику, чьи персональные данные были разглашены);
- административная (штраф в этом случае составляет 3-5 МРОТ, что указано в ст. 13.11 КоАП РФ);
- гражданско-правовая (в предусмотрена денежная компенсация за моральный ущерб потерпевшему гражданину);
- уголовная (если утечка информации наносит непоправимый вред правам и интересам гражданина, в соответствии со ст. 137 УК РФ применяется уголовная ответственность).
- Заключительные положения.
В заключительном положении указывается время вступления Положения в силу и утверждение руководителем организации.
Подробнее об основных принципах и понятиях при работе Роскомнадзора с персональными данными и обращениями граждан читайте .
Подробнее о сборе личных сведений в медицинском учреждении и согласии пациента на обработку персональных данных читайте .
Для чего нужна комиссия?
Комиссия является коллегиальным органом, во главе которой стоит председатель. Состав комиссии определяется руководителем организации. Задача комиссии состоит в создании мер по личных сведений при обработке, а также в проведении соблюдения законодательства о защите . Комиссия участвует в проверке документов, определяющих защиту персональной информации , с целью выявления нарушений.
Обо всех изменениях, которые касаются личных сведений, комиссия также должна оповестить сотрудников.
Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с разрабатываемыми им регламентом и планом работы. Результаты работы предоставляются руководителю предприятия.
Что такое лист ознакомления?
Лист ознакомления составляется для оповещения работников с положением о неразглашении конфиденциальных сведений и об особенностях их обработки (а об обязательстве о неразглашении ПД читайте ). Предприятие вправе разработать лист ознакомления, в котором обязательно указывается: полное название предприятия, суть приказа и составляется таблица.
В таблице нужно указать порядковый номер, ФИО работника полностью, должность прописывается без сокращений. Сотрудник расписывается и ставит дату на момент ознакомления. Печать на таком документе не требуется. Хранится лист ознакомления вместе с положением, с которым знакомился сотрудник.
Утверждение должно производиться только после согласования его с профсоюзом или другим органом, представляющим интересы работников. После передачи документа профсоюзу, в течении 5 дней должно быть вынесено решение в письменном виде. Если будет несогласие, то вместе с решением предлагают предложения.
Далее после рассмотрения всех разногласий, администрация имеет право принять документ в первоначальном виде, без изменений. В случае, отсутствия профсоюза или другого органа администрация утверждает Положение о персональных данных самостоятельно.
Для чего нужно приложение?
Приложение составляется для перечисления лиц, которые могут запрашивать личные сведения служащих. Это могут быть сотрудники кадровой службы, руководители предприятия. В приложении указывается название предприятия, дата составления, список уполномоченных лиц и занимаемую ими должность.
Положение о персональных данных должно быть составлено в строгом соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» . При разработке Положения его содержание согласуется с руководителями всех отделов, причастных к обработке данных. Готовый документ утверждается приказом руководителя.
В статье рассказывается, как составить Положение о защите персональных данных и Приказ о защите персональных данных. В приложении к статье даются ссылки для скачивания образцов этих документов.
Из статьи вы узнаете:
Как организуется защита персональных данных работников?
Структура Положения о защите персональных данных-2019
Законодательством не регламентирован состав разделов данного Положения. HR-менеджер при разработке этого документа опирается на требования федерального закона «О персональных данных» и общие принципы оформления локальных нормативных актов организации.
Типовая структура Положения содержит следующие разделы:
- Общие положения. Укажите здесь цель составления документа и дайте ссылки на законодательные акты об обработке личных сведений работников. В этом же разделе пропишите процедуру введения Положения в действие и порядок внесения изменений в текст документа.
- Перечень персональных данных работников. Здесь укажите, какие именно сведения считаются личными. Этот раздел заполните после того, как соберете от сотрудников все необходимые документы и проанализируете, какие сведения в них содержатся.
- Операции с персональными данными. В этом разделе перечислите подразделения и должностных лиц, которые будут работать с персональным данными сотрудников. Здесь же укажите бумажные и электронные носители, на которых будет хранится информация.
- Доступ к персональным данным. В этом разделе пропишите порядок использования личных сведений сотрудниками, которые не имеют к ним прямого доступа. Здесь же укажите, каким образом личные данные будут передаваться в другие учреждения, государственные органы и третьим лицам.
- Обязанности должностных лиц предприятия , которые имеют доступ к личным данным. Здесь опишите действия, которые могут или должны выполнять сотрудники, работающие с персональными данными.
- Права работников в отношении операций с их данными. Укажите права сотрудников и ответственных лиц.
- Защита персональных данных.
В этом разделе поясните, как именно будут храниться и защищаться личные данные на предприятии. Подробно распишите, какие средства для этого используются, например, запирающиеся архивные шкафы или отдельное помещение с кодовым замком.
Аналогично распишите средства защиты электронных данных, например, средства шифрования, пароли на вход в систему и базы данных и т.д.
Система защиты персональных данных сотрудников подразумевает организацию хранения и предотвращения доступа к личным сведениям работников организации. Порядок работы с персональными данными и методы их защиты прописываются в Положении о защите персональных данных. Данное Положение вступает в силу после издания Приказа об утверждении Положения о защите персональных данных.
