Норма нагрузки на отдел кадров. Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров. Какая нагрузка должна быть у кадровика и когда требовать доплаты

В.В. Юрашев ,

доцент МГИЭМ,

ФИЗТЕХ

к.ф.-м. н.

В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу - инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?

Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров<*>, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.

Итак, перечень работ - внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.

Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:

Таблица 2

Пункт по Сборнику	Работа	*Норма времени по Сборнику (Топр* )**
3.1	Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих	0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего
3.3.2	Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	0,39 ч на 1 увольняемого работника
3.4.5	Оформление отпусков	0,11 ч на 1 работника
3.4.16	Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости	3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию

Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

Нвр = Топр +	Топр	k ,
	100

где Нвр - норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);

Топр - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);

k - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то - старенький «386», а кого-то - все, что есть - это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других - все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих - дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.

Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .

Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:

ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;
внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.

Таблица 3<*>

Нвр	k
	6%	7%	8%	9%	10%	11%
Нраб	0,49	0,49	0,50	0,50	0,51	0,51
Нслуж	0,78	0,79	0,80	0,81	0,81	0,82

Из таблицы видно, как зависит норма времени на выполнение только одной работы от того, каким образом изначально организовано рабочее место, насколько сам кадровик собран и организован.

Теперь нам необходимо определить годовую трудоемкость нормируемых работ Тн. Согласно Сборнику она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ (чел.ч);

Нврi - норма времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы (чел.ч);

Vi - объем конкретного вида работы выполняемой за год;

i - 1, 2, …, n - виды выполняемых работ.

Подсчитаем Тн при оформлении приема на работу. Предположим, что ежемесячный прием на работу составляет 1% от общего числа работающих на предприятии. Возьмем небольшую сервисную компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих.

Ежемесячный объем приема на работу составляет 1 человек, за год - 12 человек. Условно за год будет принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих. Рассчитаем годовую трудоемкость оформления документов при приеме на работу отдельно рабочих и отдельно - служащих все в той же компании со штатом 100 человек.

Таблица 4<*>

Тн (чел. ч.)	k
	6%	7%	8%	9%	10%	11%
Траб	1,17	1,18	1,19	1,20	1,21	1,23
Тслуж	7,53	7,60	7,67	7,74	7,81	7,89
Тобщее	8,70	8,78	8,86	8,94	9,02	9,12

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

В ней, Тслуж - годовая трудоемкость нормируемых работ по приему служащих, Траб - годовая трудоемкость нормируемых работ по приему рабочих и Тобщее - общая годовая трудоемкость нормируемых работ по приему и рабочих, и служащих.

Если ежемесячный прием на работу составляет 2 человека (2% от 100 единиц штата), то за год принимается 24 человека, если 3 - то 36 за год, если 4 - то 48 за год, если 5 - то 60 за год, если 6 - то 72 за год. Иными словами, если a% - процент приема за месяц (на 100 человек работающих), то a - количество человек, принятых за месяц, а 12a - принятых за год. В этом случае годовая трудоемкость работы по оформлению документов при приеме на работу в компании со штатной численностью 100 человек (из которых 20% - рабочие и 80% - служащие) будет определяться по таблице 5.

Таблица 5<*>

%	Тн (чел. ч.)	k
		6%	7%	8%	9%	10%	11%
= 2	Тслуж	15,06	15,20	15,34	15,48	15,62	15,78
	Траб	2,34	2,36	2,38	2,40	2,42	2,46
	Тобщее	17,40	17,56	17,92	17,88	18,04	18,24
= 3	Тслуж	22,59	22,80	23,01	23,22	23,43	23,67
	Траб	3,51	3,54	3,57	3,60	3,63	3,69
	Тобщее	26,10	26,28	26,68	26,82	27,06	27,36
= 4	Тслуж	30,12	30,40	30,68	30,96	31,24	31,56
	Траб	4,68	4,72	4,76	4,80	4,84	4,92
	Тобщее	34,80	35,12	35,44	35,76	36,08	36,48
= 5	Тслуж	37,65	38,00	38,35	38,70	39,05	39,45
	Траб	5,85	5,90	5,95	6,00	6,05	6,15
	Тобщее	43,50	43,90	44,30	44,70	45,10	45,60
= 6	Тслуж	44,18	45,60	46,02	46,44	46,86	47,34
	Траб	7,02	7,08	7,14	7,20	7,26	7,38
	Тобщее	52,20	52,68	53,16	53,64	54,12	54,72

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

А теперь, посмотрим, как годовая трудоемкость работы по оформлению приема зависит от соотношения служащих и рабочих. При этом остаемся в пределах 100 штатных единиц и k - 8%.

Таблица 6<*>

%	Тн (чел. ч.)	k
		1%	2%	3%	4%	5%	6%
80 % служащих 20 % рабочих	Траб	1,20	2,40	3,60	4,80	6,00	7,20
	Тслуж	7,68	15,36	23,04	30,72	38,40	46,08
	Тобщее	8,88	17,76	26,64	35,52	44,40	53,28
70 % служащих 30 % рабочих	Траб	1,80	3,60	5,40	7,20	9,00	10,80
	Тслуж	6,72	13,44	20,18	26,88	33,60	40,32
	Тобщее	8,52	17,04	25,56	34,08	42,60	51,12
60 % служащих 40 % рабочих	Траб	2,40	4,80	7,20	9,60	12,00	14,40
	Тслуж	5,76	11,52	17,28	23,04	28,80	34,56
	Тобщее	8,14	16,28	24,42	32,56	40,70	48,84
50 % служащих 50 % рабочих	Траб	2,98	5,96	8,94	11,92	14,90	17,88
	Тслуж	4,80	9,60	14,40	19,20	24,00	28,80
	Тобщее	7,78	15,56	23,34	31,12	38,90	46,68

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Теперь перейдем ко второй работе - оформлению документов при увольнении работников и определим ее годовую трудоемкость. В рамках этой работы выполняются следующие операции:

заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы № Т-8 и Т-8а) на основании резолюции руководителя организации на заявлении работника об увольнении;
заполнение личной карточки;
внесение записи в трудовую книжку;
выдача трудовой книжки под расписку увольняемому;
запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек;
изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (если такой ведется);
комплектование документов для передачи в архив;
перемещение личной карточки в картотеку;
составление отчета об увольнении с работы.

Норматив времени - 0,39 ч на 1 увольняемого работника - рассчитан только для этих операций.

Компания - все та же - со штатом 100 человек, из которых 20% - рабочие и 80% - служащие.

Таблица 7<*>

% (кол-во уволенных в месяц)	Т0 (12 ), (чел. ч)	k
		6%	7%	8%	9%	10%	11%
1	Т0 =12	4,98	5,01	5,05	5,10	5,15	5,19
2	Т0 = 24	9,92	10,02	10,11	10,20	10,30	10,38
3	Т0 = 36	14,88	15,03	15,15	15,30	15,45	15,57
4	Т0 = 48	19,84	20,04	20,22	20,40	20,60	20,76
5	Т0 = 60	24,80	25,05	25,25	25,50	25,75	25,95
6	Т0 = 72	29,76	30,06	30,33	30,60	30,90	31,14

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Еще одна ключевая работа, выполняемая отделом кадров, - оформление отпуска . В ее состав входят следующие операции:

составление приказа на отпуск;
запись в личной карточке на основании приказа;
подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
запись в журнале регистрации отпусков (если такой ведется).

На выполнение этой работы Сборник отводит 0,11 ч на 1 работника. Определим годовую трудоемкость этой работы.

Таблица 8 <*>

Т (чел. ч)	k %
	6%	7%	8%	9%	10%	11%
	11,66	11,77	11,88	11,99	12,1	12,21

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

И последняя из отобранных операций - оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости. Норматив времени 3,3 чел.ч рассчитан Сборником для выполнения следующих операций:

подборки трудовых книжек на основании списка работников пенсионного возраста;
уточнения общего стажа работы (в том числе льготного) по данным личной карточки и трудовой книжки;
регистрации заявления работника;
оформление пенсионного макета;
консультации уходящего на пенсию;
представление документов в органы социального обеспечения;
оформления документов в органах социального обеспечения;
записи в книге учета лиц, уходящих на пенсию (если таковая ведется).

На оформление документов в органах социального обеспечения отводится 0,5 часа на 1 работника, уходящего на пенсию.

Часть этих операций не выполняется, но зато с лихвой компенсируется возросшими затратами времени на консультации работников и на контакты с пенсионными органами.

При расчете трудоемкости этой работы будем исходить из того, что 0,r% - количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца (в процентах); 0,r - количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца; 0,r х 12 - количество работников, уходящих на пенсию за год.

Таблица 9<*>

0,r %	3,3 чел. ч 0,5 ч (чел. ч)	k
		6%	7%	8%	9%	10%	11%
0,1	Т	4,83	4,88	4,92	4,97	5,02	5,06
0,2	Т	9,67	9,76	9,85	9,94	10,03	10,12
0,3	Т	14,50	14,64	14,77	14,91	15,05	15,18
0,4	Т	19,33	19,52	19,70	19,88	20,06	20,25
0,5	Т	24,17	24,40	24,62	24,85	25,08	25,31
0,6	Т	29,00	29,20	29,55	29,82	30,01	30,37

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Таблицы 4 - 9 являются базовыми. Это означает, что, если мы рассчитываем нормативы на 100 человек штата, то для расчета этих же нормативов на 2000 человек мы умножаем каждый из показателей на 20 и после их суммирования получаем общее время, необходимое работнику отдела кадров для выполнения всей работы. Если же в компании работает М человек, то каждый из нормативов, рассчитанный на 100 человек, должен быть умножен на М/100, а полученные показатели должны быть просуммированы.

Теперь о правилах пользования таблицами.

На 100 работников - годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел.ч - оформление отпусков (таблица 8);

19,7 чел. ч - оформление пенсии (таблица 9 (r = 0,4);

15,15 чел.ч - увольнение (таблица 7 (= 3%);

26,64 чел.ч - прием на работу (таблица 5 (= 3%).

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.

А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров - текучесть персонала .

Определим текучесть персонала следующим образом.

Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

Поскольку - количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Мы считаем, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Если же увольняют больше работников, то необходимо сделать соответствующий перерасчет.

В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

Как в компании со штатом 500 человек (из которых 80% служащих и 20% рабочих) - так называемой «интеллектуальной компании», изменяется годовая трудоемкость (Т) и количество работников отдела кадров (L) в зависимости от текучести кадров (% - количество работников, принятых на работу и уволенных за год), нам поможет понять рисунок 1.

Посмотрим, как будет рассчитываться численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих). Если для определения количества работников отдела кадров в организации, состоящей из 100 человек, используется формула

Рисунки как нельзя лучше иллюстрируют, как текучесть кадров, которая порой зависит больше от политики оплаты труда, мотивации и иных факторов, нежели от самого отдела кадров, влияет на численный состав самих кадровиков.

Надеемся, что эти цифры убедят ваше руководство, что если всего лишь две работы - оформление приема и увольнения - требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27% в месяц (см. рис. 1), то для того, чтобы выполнять еще около четырех десятков работ, вам уже давно требуются помощники.

В древние времена, пока люди еще не приобщились к культуре и науке, они добывали огонь трением твердого дерева. Люди же просвещенные совлекали с неба более чистый огонь, собирая с помощью зеркал и линз лучи солнца.

Подобным же образом различаются способы определения численности работников организации. Пора вашему руководству основываться на расчетах, а не на интуиции и зачастую необоснованной экономии на одной из ключевых служб организации.

Posted On 10.06.2018

Таблица 1

Вид выпол-няемых операций				Объем работ за месяц
	Один работник (служащий)	0,74	0,8	43,2
	Один работник (служащий)	0,39	0,42	20,6
	Одна книжка	0,11	0,11	1,54
	Один дубликат	0,27	0,3	0,6
	Одна запись	0,07	0,8
	Одна копия	0,62	0,67
Оформление перевода	Один работник	0,38	0,41	11,48
	Один работник	0,1	0,11	0,55
Оформление отпуска	Один работник	0,11	0,12	3,6
Ведение личных карточек	Один работник	0,08	0,09	5,4
	Один листок	0,05	0,05
Оформление взысканий	Одно офор- мление	0,11	0,12	1,44
	Один работник	0,11	0,12	0,72
	Один работник	3,3	3,56	14,24
	Один работник	0,24	0,26	17,94
Подбор резерва	Один человек	0,17	0,18	1,26
	Один работник	0,19	0,21	1,89
.	.	.	.	ИТОГО	196,46

Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами.

Считаем численность работников отделов кадров

Данные для столбца 4 вычисляете по формуле

Ч = То / Фп, где (3)

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Сколько бухгалтеров должно быть на предприятии?

Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно.

Штатная численность службы документационного обеспечения

Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?

Что влияет на количество бухгалтеров?

В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.

Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.

И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.

Определяем количество сотрудников бухгалтерии

Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.

В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?

Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!

Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии.

Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.

Автоматизация – королева эффективности

Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.

Глава 1. Кадровая служба – лицо компании

«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.

Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».

(Уоррен Хельман)

Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. ) (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.

Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.

Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.

Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.

Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.

Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.

Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.

А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.

Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).

Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу ). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.

Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.

Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).

Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.

Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.

Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы. На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.

Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.

Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).

Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.

Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:

1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;

2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;

3) оформление и учет трудовых книжек;

4) оформление документов по учету движения кадров;

5) составление статистической отчетности по учету личного состава;

6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;

7) работы по табельному учету;

8) работы в бюро пропусков;

9) работы в военно-учетном столе;

10) работы, связанные с АСУП;

11) прочие работы.

Согласно Нормативу норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

где Нвр – норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел. ч);

Топр – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Нормативу (чел. ч);

k – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т. д. (в %).

Юрашев получил следующее:

«На 100 работников – годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел. ч – оформление отпусков;

19,7 чел. ч – оформление пенсии;

Нормируем работу кадровика, или Как посчитать численность отдела кадров

ч – увольнение;

26,64 чел. ч – прием на работу.

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.».

Затем Юрашев определил «…один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров – текучесть персонала ».

«… g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20 % рабочих и 80 % служащих, то при k = 8 % и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

Поскольку а – количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек.

В случае, когда в компании 20 % служащих и 80 % рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

Юрашев рассчитал численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20 % служащих и 80 % рабочих) используя следующую формулу

Таким образом, Юрашевым сделан вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровиков, а также вычислил, что лишь две работы (оформление приема и увольнения) требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27 % в месяц.

Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).

Таблица 1. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции

В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы (отдела), но представленный список уже кажется внушительным.

Таблица. 2. Примерные нормативы численности работников кадровой службы (отдела)

Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу.

Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер.

Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!

Иметь в структуре организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.

Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):

1) полная и достоверная информация по каждому работнику;

2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;

3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;

4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);

5) и как главный аспект – отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.

Численность персонала кадровой службы

Расчет численности работников отдела кадров

Для более эффективной работы компании выгодно сократить лишние и ненужные расходы, которые образуются в результате некоторых недочетов в политике управления организации.

Так основной проблемой в отделе кадровой службы ОАО «ЛУКОЙЛ» являются затраты по численности персонала. Самое дорогое для любых организаций это персонал. Практически 60% всех затрат уходит на людей, их обеспечение, продвижение по карьерной лестнице, социальную защиту практически все.

Для решения данной проблемы расчитаем с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Таблица 1

Расчет численности инспекторов по кадрам

Вид выпол-няемых операций	Единица измерения объема работ	Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч	Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч	Объем работ за месяц	Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч
Оформление документов при приеме на работу (служащих)	Один работник (служащий)	0,74	0,8	43,2
Оформление документов при увольнении (служащих)	Один работник (служащий)	0,39	0,42	20,6
Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней	Одна книжка	0,11	0,11	1,54
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат	0,27	0,3	0,6
Внесение записей в трудовую книжку	Одна запись	0,07	0,8
Снятие копии трудовой книжки	Одна копия	0,62	0,67
Оформление перевода	Один работник	0,38	0,41	11,48
Составление и корректировка графика отпусков	Один работник	0,1	0,11	0,55
Оформление отпуска	Один работник	0,11	0,12	3,6
Ведение личных карточек	Один работник	0,08	0,09	5,4
Оформление листка нетрудо-способности	Один листок	0,05	0,05
Оформление взысканий	Одно офор- мление	0,11	0,12	1,44
Оформление изменения фамилии	Один работник	0,11	0,12	0,72
Оформление документов работников, уходящих на пенсию	Один работник	3,3	3,56	14,24
Оформление трудового договора	Один работник	0,24	0,26	17,94
Подбор резерва	Один человек	0,17	0,18	1,26
Оформление приказа на поощрение работника	Один работник	0,19	0,21	1,89
.	.	. Как рассчитать численность отдела персонала	.	ИТОГО	196,46

Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 4 вычисляете по формуле

Нвр = Топ (1 + K/100), где (1)

Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В шестой столбец вносим данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, … , n виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле

Ч = То / Фп, где (3)

То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;

Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что в кадровой службе ООО «Лукойл» эта работа была распределена, между двумя специалистами, то есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Какая численность положена на одного кадровика

отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров

Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны.

В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования продолжают их применять для расчета численности работников службы кадров.Комментарий чиновника Михаил АРАЛИН,советник Правового управления Государственной Думы Федерального Собрания РФ, кандидат экономических наук: – Правовую основу нормирования труда составляет глава 22 Трудового кодекса.

Нормативные требования к определению штатной численности кадровиков

Оформление трудового договора Одинработник 3.6.6табл. 35 0,24 0,26 69 17,94 16 Подбор резерва Одинчеловек 3.6.13табл. 42 0,17 0,18 7 1,26 17 Оформление приказа на поощрение работника Одинработник 3.6.19табл. 48 0,19 0,21 9 1,89 . . . . . . ИТОГО 196,46 Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых вашей кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 6 вычисляете по формуле Нвр = Топ (1 + K/100), где Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч; Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч; К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени.

Нормируем работу кадровика, или как посчитать численность отдела кадров

Нормативы численности работников по группе функций и в отдельности по каждой функции управления представлены в виде математических формул и таблиц, которые выражают их зависимость от наиболее существенных факторов, оказывающих решающее влияние на трудоемкость выполняемых работ. Такими факторами являются: списочная численность работающих в организации в среднем за год (Р); количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год (Рт): количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год (Рп). В качестве основного норматива (Нч) принимается укрупненный (п.

4.2, табл. 3). Поэтому значения численности, полученные по нормативам меньшей степени укрупнения (п. 4.3, табл. 4 и п. 4.4, табл.

Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет?

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие - только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются. Таблица 1 Итак, перечень работ - внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Определение нормативной численности работников кадровой службы

А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров - текучесть персонала. Определим текучесть персонала следующим образом. Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа.

Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам: 14,01 х -человек на 100 штатных единиц компании; 1910 70,05 х -человек на 500 штатных единиц компании.
Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20. На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты. № п/п Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч Объем работ за год, Vi Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один сотрудник норматив 1 таблицы 1 0,46 0,50 30 15 2.

Как определяется численность работников на кадровика

Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной. А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.
Для начала нужно составить таблицу (образец). № п/п Вид выпол-няемых операций Единица изме-рения объема работ Пункт, таблица, номер норматива по сборнику Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч Объем работ за месяц Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Оформление документов при приеме на работу (служащих) Одинработник(служащий) 3.1табл. 1п.

Важно

Действующим законодательством не установлены обязательных для исполнения работодателем нормативов определения численности кадровых работников, в том числе для медицинских или иных организаций. При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ). Самые важные изменения этого лета! Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы.

То есть, нормирование труда позволит определить количество работников необходимое для выполнения тех или иных функций. В том числе, с помощью нормирования труда может быть определено количество кадровиков.

По состоянию на: 08.10.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010

Сколько кадровиков должно быть в компании? Один, два, три и сотрудник, отвечающий за делопроизводство? Согласитесь, опрос весьма интересный и очень актуальный. Нередко состав службы кадров связывают с общей численностью персонала компании. Правильно ли это? И да, и нет. Можно ли доказать руководству, что по всем объективным показателям вам непременно нужен помощник? Можно, но для этого советуем обратиться к цифрам.

С сожалением стоит признать, что в большинстве российских компаний организация труда сотрудников кадровой службы зачастую не отвечает даже элементарным требованиям современного кадрового менеджмента. Не ведется ни учет квалификации и численности специалистов, ни реальная оценка необходимых затрат рабочего времени. Ни для кого не секрет, что численность работников кадровой службы во многих компаниях определяется по личному усмотрению ее «первого лица». Правильность такого подхода оставим без комментария.

Так сколько кадровиков должно быть в компании, предположим, с численностью сотрудников 200 человек? Очень жаль, но придется вас огорчить. Мы не можем назвать конкретную цифру. Верный ответ придется искать вам самим, но... с нашей помощью. А начать придется с себя, т. е. с нормирования своего труда.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМ ТРУДА

Итак, совершенствование организации труда работников кадровых служб непосредственно связано с решением задач его регламентации (нормирования) во времени. Для этого трудовые процессы таких специалистов необходимо изучать и проектировать, устанавливая необходимые затраты времени на их выполнение с учетом требуемого результата. Именно нормирование труда позволит определить необходимую численность кадровой службы и найти оптимальное соотношение числа работников разных квалификационно-должностных групп. Согласитесь, без этого при обосновании состава подразделения не обойтись. Но нормирование труда кадровика требует системного подхода.

Основные виды норм труда и другие вопросы нормирования законодательно определены в гл. 22 «Нормирование труда» ТК РФ. Для нормирования труда работников кадровых служб рекомендуется применять нормы времени и обслуживания, нормированные задания, нормы (нормативы) численности и соотношений отдельных категорий работников, нормы управляемости.

Нормы времени устанавливаются на работы по комплектованию и учету кадров, в т. ч. на отдельные операции (например, «Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих»), комплекс операций («Оформление и учет трудовых книжек»), процедуры («Составление технической отчетности и справок по учету личного состава»). Они показывают, какое количество времени должна занимать у сотрудника отдела кадров отдельная операция, их комплекс или процедура.

Для работ по делопроизводственному обслуживанию (экспедиторские, канцелярские, архивные и пр.) целесообразно предусматривать типовые нормы времени.

Совет Для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, нормированные задания устанавливайте на декаду или месяц по определенному алгоритму; для сложных - на более длительный срок с учетом их характера и содержания

Нормы обслуживания рекомендуется устанавливать при выполнении табельных работ (проверка наличия работников на рабочих местах, составление рапортов о движении личного состава работников, учет использования рабочего времени и др.) и применении традиционных систем учета (рапортно-ведомостной, пропускной по карточкам, обходной). Они показывают, например, какое число работников за определенный период времени должен проверить сотрудник отдела кадров на предмет присутствия на рабочем месте.

Нормированное задание для работников кадровых служб целесообразно формировать на основе анализа содержания выполняемых ими работ (функций), степени их повторяемости и других факторов. Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и заинтересованность отдельных работников в выполнении большего объема работ (функций), совмещении профессий и должностей при условии мотивации труда.

Период выполнения нормированного задания определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости функций (работ). Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с заданным результатом.

Толковый словарь

Норма времени - это величина затрат рабочего времени на выполнение единицы работы (функции) работником соответствующей квалификации в определенных организационных условиях.

Норма обслуживания - «число» объектов, которое работник

соответствующей квалификации должен обслужить в единицу рабочего времени в данных организационных условиях.

Нормированное задание - это конкретный по составу объем работ (функций), который должен выполнить работник соответствующей

квалификации за определенный период времени с соблюдением требований к качеству результата его труда.

Нормативы по труду - это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.

Необходимая норма (норматив) численности работников той или иной должности рассчитывается на основе устанавливаемых видов норм труда.

Под нормой управляемости понимается число сотрудников, работающих под непосредственным началом одного или нескольких руководителей соответствующей квалификации при конкретных условиях организации кадровой работы. Принципиальное отличие нормы управляемости от нормы обслуживания состоит в том, что руководитель в данном случае дает задание, а не обслуживает работников. Применительно к кадровой службе норма управляемости может быть установлена для ее руководителя.

ТИПОВЫЕ НОРМАТИВЫ

Обратите внимание!

Применение тех или иных видов норм труда определяется степенью стабильности, повторяемости и продолжительностью нормируемых работ (операций, комплексов операций, процедур) во времени

В настоящее время нормативные материалы для нормирования труда работников кадровых служб, к сожалению, не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна. Это тем более актуально в условиях расширения круга обязанностей работников, обновления кадровой документации, автоматизации многих работ (функций) и т. п.

Тем временем для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых кадровиками, можно выборочно использовать уже имеющиеся межотраслевые нормативы и нормы. К таковым относятся:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);
Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.);
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);
Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);
Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.);
Рекомендации по подбору подходящей работы рабочим, специалистам и техническим исполнителям (2000 г.);
Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду (2006 г.).

Следует отметить, что отдельные положения указанных документов устарели, некоторые из них утратили силу, поскольку имели ограниченный срок действия. Однако они и по сей день сохраняют свою актуальность. Давайте посмотрим, как на основе указанных типовых норм можно расчитать необходимую численность инспекторов по кадрам.

РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ ИНСПЕКТОРОВ ПО КАДРАМ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ НОРМАТИВОВ

При традиционном варианте работы кадровой службы инспектор в течение года выполняет все операции по учету и комплектованию кадров.

Ниже приведены фрагменты нормативов времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих (таблица 1 ) и увольнении (таблица 2 ), содержащихся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 (далее - Межотраслевые нормативы). Они были разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств. Межотраслевые нормативы имели ограниченный срок действия - до 1997 г., носили рекомендательный характер и использовались в качестве основы для разработки систем нормирования труда в организациях.

Обратите внимание!

Официальный срок действия Межотраслевых нормативов на работы по комплектованию и учету кадров истек

Межотраслевые нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту сотрудника, занимающегося комплектованием и учетом кадров. Поскольку нормативные акты, регламентирующие систему нормирования труда, пока не разработаны, положения указанных нормативов могут применяться и в настоящее время в качестве методического пособия при расчете и разработке норм времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы. При использовании данного документа следует иметь в виду, что в некоторой степени он устарел и не учитывает произошедших изменений в трудовом законодательстве, которые нашли отражение в функциональных обязанностях сотрудников отдела кадров. Поэтому предусмотренные в нем нормативы могут не охватывать весь спектр операций, производимых при приеме и увольнении работников.

Таблица 1

Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих

1. Ознакомление с соответствующими документами (паспорт, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу.

2. На основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании, военный билет (у военнообязанных), приказ или распоряжение о приеме на работу) заполнение личной карточки работника.

3. Заполнение учетной карточки специалиста с высшим образованием и ее размещение в картотеке. Заполнение учетной карточки специалиста со средним специальным образованием и ее размещение в картотеке.

4. Составление приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), цех (отдел), дата приема на работу, размер оклада (надбавки), при необходимости - период испытания.

5. На основании приказа (распоряжения) - внесение записи в трудовую книжку, в которой указываются: дата приема на работу, профессия или должность, цех (отдел), дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. 6. Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

Таблица 2

Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Обратите внимание!

Положения Межотраслевых нормативов во многом устарели и могут не учитывать отдельные операции (функции), производимые при приеме и увольнении работников. Поэтому указанные нормативы подлежат корректировке

1. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

2. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

3. На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении.

4. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении.

5. Выдача трудовой книжки увольняемому.

6. Запись о выдаче трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек.

7. Изъятие личного дела из картотеки.

8. Запись в личном деле об увольнении и в Журнале регистрации уволенных.

9. Комплектование документов для передачи в архив.

10. Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

11. Составление отчета об увольнении с работы.

Совет При корректировке нормативов учитывайте, что другое содержание работ приведет к другим результатам в расчетах

Нормирование труда инспектора по кадрам осуществляется в следующем порядке:

Шаг 1. На каждую операцию устанавливается норма времени в зависимости от влияющих на ее величину факторов.

Шаг 2. С учетом планируемых работ на год по каждой операции определяется трудоемкость нормируемых функций и работ, не предусмотренных нормативными материалами.

Шаг 3. Суммарная трудоемкость по нормируемым операциям делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год (приложение).

Приведем пример расчета численности инспекторов по кадрам.

Численность инспекторов по кадрам рассчитывается по формуле:
Ч = То / Фп,
где То - суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 чел.-ч - из приложения);
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч (70 чел.-ч). Тогда:
Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.
Принимаем Ч = 3 чел. Таким образом, число инспекторов составит три человека.

Практика свидетельствует о значительных затратах времени кадровиков на документальное обслуживание. Для нормирования типовых работ могут быть рекомендованы Нормы времени на работы по до-кументационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

В кадровых службах (при традиционной структуре управления трудовыми ресурсами предприятия) может быть занято число табельщиков, которое определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени. Приведем пример расчета их численности.

Численность табельщиков рассчитывается по формуле:
Ч = Чос / Нобс,
где Чос - среднесписочная численность работников, чел.,
Нобс - норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета и децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Чос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Нобс) 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Чос / Нобс = 20 500: 490 = 42 чел.

Значит, данной организации требуется 42 табельщика.

Нвр = Топ (1 + К /100) ,

где Нвр - норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч;
Топ - нормативное значение времени на выполнение нормируемой работы (функции), установленное по Межотраслевым нормативам, чел.-ч;
К - коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.

Например, норма времени на выполнение операции «Оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Нвр = 0,46 (1 + 8: 100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на процедуру «Оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями в книжке составит:
Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8: 100) = 0,864 чел.-ч.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемой работы по формуле:

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;
HBp. i - норма времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;
Vi - объем конкретного вида нормируемой работы (операции, комплекса операций), выполняемой за год, чел.-ч;
i = 1, 2... n - порядковый номер вида нормируемой работы (процедуры, операции).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами, определяется по формуле:

Совет При нормировании труда кадровика не забудьте учесть специфику нормируемых работ (функций)

где Тнн - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами, чел.-ч;
HBp. j - время на выполнение работ (процедур, операций), не предусмотренных Межотраслевыми нормативами; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;
Vj - годовой объем работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами;
j = 1, 2... m - порядковый номер вида работы, не предусмотренной Межотраслевыми нормативами.

Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тнн.

Приложение

Пример определения трудоемкости нормируемых работ