Säännöt henkilötiedoista organisaationäytteessä. Lausunto henkilötiedoista. Tietojen käsittely työnantajan toimesta
1. Yleiset määräykset
1.1. Tämän määräyksen tarkoituksena on suojata työntekijöiden henkilötietoja luvattomalta käytöltä, väärinkäytöltä tai katoamiselta.
1.2. Tämä asetus on kehitetty Venäjän federaation perustuslain, Venäjän federaation työlain, Venäjän federaation hallintorikoslain, Venäjän federaation siviililain ja Venäjän rikoslain artiklojen perusteella. Federation sekä liittovaltion laki "tiedoista, tietojenkäsittelystä ja tietojen suojasta"
1.3. Henkilötiedot luokitellaan luottamuksellisiksi tiedoiksi. Henkilötietojen salassapitovelvollisuus poistetaan henkilötietojen poistamisen yhteydessä tai 75 vuoden säilytysajan umpeuduttua, ellei laissa toisin säädetä.
1.4. Tämä määräys on hyväksytty ja pantu voimaan pääjohtajan määräyksellä, ja se on pakollinen kaikkien työntekijöiden, joilla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin, on pantava täytäntöön.
2. Henkilötietojen käsite ja koostumus
2.1. Työntekijän henkilötiedot ovat työnantajalle tarpeellisia tietoja työsuhteen yhteydessä ja tiettyyn työntekijään liittyen. Työntekijöitä koskevalla tiedolla tarkoitetaan tietoa työntekijän elämän tosiseikoista, tapahtumista ja olosuhteista, joiden avulla hänen henkilöllisyytensä voidaan tunnistaa.
2.2. Työntekijän henkilötietoja ovat mm.
Henkilö- ja elämäkerralliset tiedot;
Koulutus;
Tietoa työvoimasta ja yleisestä kokemuksesta;
Tiedot perheen koostumuksesta;
Passin tiedot;
tiedot sotilasrekisteröinnistä;
tiedot työntekijän palkasta;
Tietoa sosiaalietuuksista;
Erikoisuus,
Tehtävä;
Rikosrekisteri;
Asuinpaikkaosoite;
Kotipuhelin;
perheenjäsenten ja sukulaisten työ- tai opiskelupaikka;
Perhesuhteiden luonne;
Ilmoitettujen materiaalien olemassaoloa koskevien tietojen kokoonpano;
Henkilöstön tilausten alkuperäiset ja kopiot;
Työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot ja työasiakirjat;
Perusteet henkilöstöä koskeville määräyksille;
Kopiot tilastoviranomaisille lähetetyistä raporteista.
2.3. Nämä asiakirjat ovat luottamuksellisia, vaikka niiden massaluonteen ja yhden käsittely- ja säilytyspaikan vuoksi niille ei aseteta vastaavia rajoituksia.
3. Henkilötietojen käsittely
3.1. Työntekijän henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan työntekijän henkilötietojen vastaanottamista, tallentamista, yhdistämistä, siirtämistä tai muuta käyttöä.
3.2. Ihmisen ja kansalaisen oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi työnantajan ja hänen edustajiensa on työntekijän henkilötietoja käsitellessään noudatettava seuraavia yleisiä vaatimuksia:
3.2.1. Työntekijän henkilötietoja voidaan käsitellä ainoastaan lakien ja muiden säännösten noudattamisen varmistamiseksi, työntekijöiden työllistymisen, koulutuksen ja etenemisen avustamiseksi, työntekijöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, suoritetun työn määrän ja laadun valvomiseksi sekä omaisuuden turvallisuutta.
3.2.2. Työnantajan on käsiteltävien työntekijän henkilötietojen laajuutta ja sisältöä määrittäessään noudatettava Venäjän federaation perustuslakia, työlakia ja muita liittovaltion lakeja.
3.2.3. Henkilötietojen hankkiminen voi tapahtua joko työntekijän itsensä toimittamana tai saamalla ne muista lähteistä.
3.2.4. Henkilötiedot tulee saada häneltä itseltään. Jos työntekijän henkilötiedot voidaan saada vain kolmannelta osapuolelta, siitä on ilmoitettava työntekijälle etukäteen ja hankittava häneltä kirjallinen suostumus. Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle henkilötietojen hankinnan tarkoituksesta, suunnitelluista lähteistä ja tavoista sekä hankittavien henkilötietojen luonteesta ja seurauksista, jos työntekijä kieltäytyy antamasta kirjallista suostumusta tietojen vastaanottamiseen.
3.2.5. Työnantajalla ei ole oikeutta saada ja käsitellä työntekijän poliittista, uskonnollista tai muuta vakaumusta ja yksityiselämää koskevia henkilötietoja. Työsuhteisiin suoraan liittyvissä tapauksissa työnantaja voi saada ja käsitellä työntekijän yksityiselämää koskevia tietoja (tietoa elämästä perhe-, kotitalous-, henkilökohtaisissa suhteissa) vain hänen kirjallisella suostumuksellaan.
3.2.6. Työnantajalla ei ole oikeutta saada ja käsitellä työntekijän henkilötietoja hänen kuulumisestaan julkisiin yhdistyksiin tai ammattiliittojen toimintaan, paitsi liittovaltion laissa säädetyissä tapauksissa.
3.3. Työntekijöillä voi olla pääsy työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn, siirtoon ja tallentamiseen:
Kirjanpito;
Henkilöstöhallinto;
Tietokoneosaston työntekijät.
3.4. Henkilötietojen käyttö on mahdollista vain niiden käyttötarkoitusten mukaisesti, jotka määrittivät sen vastaanottamisen.
3.4.1. Henkilötietoja ei saa käyttää aiheuttamaan omaisuutta tai moraalista vahinkoa kansalaisille tai estämään Venäjän federaation kansalaisten oikeuksien ja vapauksien harjoittamista. Venäjän federaation kansalaisten oikeuksien rajoittaminen heidän sosiaalista alkuperää, rotuun, kansallisuuteen, kielelliseen, uskonnolliseen ja puolueeseen kuuluvien tietojen käytön perusteella on kiellettyä ja rangaistavaa lain mukaan.
3.5. Työntekijän henkilötietojen siirto on mahdollista vain työntekijän suostumuksella tai laissa nimenomaisesti säädetyissä tapauksissa.
3.5.1. Työntekijän henkilötietoja siirrettäessä työnantajan on noudatettava seuraavia vaatimuksia:
Älä luovuta työntekijän henkilötietoja kolmannelle osapuolelle ilman työntekijän kirjallista suostumusta, paitsi tapauksissa, joissa se on tarpeen työntekijän hengelle ja terveydelle aiheutuvan uhan estämiseksi, sekä liittovaltion laissa säädetyissä tapauksissa;
Älä luovuta työntekijän henkilötietoja kaupallisiin tarkoituksiin ilman hänen kirjallista suostumustaan;
Varoita työntekijän henkilötietoja vastaanottavia henkilöitä siitä, että näitä tietoja voidaan käyttää vain niihin tarkoituksiin, joihin ne on luovutettu, ja vaatia näitä henkilöitä vahvistamaan, että tätä sääntöä noudatetaan. Henkilön, joka vastaanottaa työntekijän henkilötietoja, on noudatettava salassapitovelvollisuutta (luottamuksellisuus). Tämä säännös ei koske työntekijöiden henkilötietojen vaihtoa liittovaltion laeissa säädetyllä tavalla;
Salli pääsy työntekijöiden henkilötietoihin vain organisaation määräyksessä määritellyille erityisesti valtuutetuille henkilöille, kun taas näillä henkilöillä tulisi olla oikeus saada vain ne työntekijän henkilötiedot, jotka ovat tarpeen tiettyjen toimintojen suorittamiseksi;
Älä pyydä tietoja työntekijän terveydentilasta, lukuun ottamatta tietoja, jotka liittyvät työntekijän kykyyn suorittaa työtehtävä;
Siirrä työntekijän henkilötiedot työntekijöiden edustajille työlain edellyttämällä tavalla ja rajaa nämä tiedot vain niihin työntekijän henkilötietoihin, jotka ovat tarpeen mainittujen edustajien tehtävien suorittamiseksi.
3.5.2. Henkilötietojen siirto haltijalta tai hänen edustajilta ulkopuoliselle kuluttajalle voidaan sallia pienissä määrin ja vain näiden tietojen keräämisen objektiivista syytä vastaavien tehtävien suorittamiseen.
3.5.3. Siirrettäessä työntekijän henkilötietoja kuluttajille (mukaan lukien kaupallisiin tarkoituksiin) organisaation ulkopuolelle, työnantaja ei saa luovuttaa näitä tietoja kolmannelle osapuolelle ilman työntekijän kirjallista suostumusta, paitsi tapauksissa, joissa tämä on tarpeen yrityksen uhan estämiseksi. työntekijän elämä ja terveys tai liittovaltion laissa säädetyissä tapauksissa.
3.6. Kaikki työntekijöiden henkilötietojen keräämisen, käsittelyn ja tallentamisen luottamuksellisuustoimenpiteet koskevat sekä paperia että sähköistä (automaattista) mediaa.
3.7. Henkilötietojen siirtoon liittyviin kysymyksiin ei saa vastata puhelimitse tai faksilla.
3.8. Henkilötiedot on säilytettävä tavalla, joka estää niiden katoamisen tai väärinkäytön.
3.9. Työnantajalla ei ole työntekijän etuihin vaikuttavia päätöksiä tehdessään oikeutta luottaa työntekijän henkilötietoihin, jotka on saatu yksinomaan niiden automaattisen käsittelyn tai sähköisen vastaanottamisen seurauksena. Työnantaja ottaa huomioon työntekijän henkilökohtaiset ominaisuudet, hänen tunnollisen ja tehokkaan työnsä.
4. Pääsy henkilötietoihin
4.1. Sisäinen pääsy (pääsy organisaation sisällä).
4.1.1. Seuraavilla on oikeus päästä käsiksi työntekijän henkilötietoihin:
organisaation pääjohtaja;
Toiminta-alueen rakenteellisten osastojen päälliköt (pääsy henkilötietoihin vain osastonsa työntekijöillä);
Siirtyessään rakenneyksiköstä toiseen uuden yksikön johtajalla voi olla pääsy työntekijän henkilötietoihin;
Työntekijä itse, tietoväline.
Muut organisaation työntekijät virkatehtäviään suorittaessaan.
4.1.2. Luettelo henkilöistä, joilla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin, määräytyy organisaation pääjohtajan määräyksellä.
4.2. Ulkoinen pääsy.
4.2.1. Organisaation ulkopuolisia henkilötietojen massakuluttajia ovat julkishallinnon ja ei-hallituksen toiminnalliset rakenteet:
Verotarkastukset;
Lainvalvontaviranomaiset;
Tilastoviranomaiset;
Vakuutustoimistot;
Armeijan rekisteröinti- ja värväystoimistot;
Sosiaalivakuutusviranomaiset;
Eläkerahastot;
Kuntien hallintoelinten jaostot;
4.2.2. Valvontaviranomaisilla on pääsy tietoihin vain omalla toimivaltaansa kuuluvalla alueella.
4.2.3. Organisaatiot, joille työntekijä voi siirtää varoja (vakuutusyhtiöt, valtiosta riippumattomat eläkerahastot, hyväntekeväisyysjärjestöt, luottolaitokset), voivat päästä käsiksi työntekijän henkilötietoihin vain hänen kirjallisella luvalla.
4.2.4. Muut järjestöt.
Tietoja työssä olevasta tai jo irtisanotusta työntekijästä voidaan antaa toiselle organisaatiolle vain organisaation kirjelomakkeella olevasta kirjallisesta pyynnöstä, johon on liitetty kopio työntekijän notaarin vahvistamasta hakemuksesta.
Työntekijän henkilötietoja saa luovuttaa hänen omaisilleen tai perheenjäsenilleen vain työntekijän itsensä kirjallisella luvalla.
Avioeron sattuessa entisellä puolisolla (miehellä) on oikeus ottaa yhteyttä organisaatioon kirjallisella pyynnöstä työntekijän palkan määrästä ilman hänen suostumustaan. (Venäjän federaation rikoslaki).
5. Henkilötietojen suoja
5.1. Henkilötietojen katoamisen uhka tai vaara ymmärretään yhtenä tai monimutkaisena, todellisena tai potentiaalisena, aktiivisena tai passiivisena ilmentymänä ulkoisten tai sisäisten uhkalähteiden haitallisesta kyvystä luoda epäsuotuisia tapahtumia ja vaikuttaa epävakaasti suojattuun tietoon.
5.2. Uhkariskin tietoresursseille aiheuttavat luonnonkatastrofit, ääritilanteet, terroriteot, teknisten välineiden ja viestintälinjojen viat, muut objektiiviset olosuhteet sekä uhasta kiinnostuneet ja ei-kiinnostuneet henkilöt.
5.3. Henkilötietojen suoja on tiukasti säännelty ja dynaaminen teknologinen prosessi, joka estää henkilötietojen saatavuuden, eheyden, luotettavuuden ja luottamuksellisuuden loukkaukset ja viime kädessä varmistaa riittävän luotettavan tietoturvan yrityksen johtamis- ja tuotantoprosessissa.
5.4 Työnantajan on varmistettava omalla kustannuksellaan työntekijän henkilötietojen suojaaminen laittomalta käytöltä tai katoamiselta liittovaltion lain määräämällä tavalla.
5.5. "Sisäinen suojaus".
5.5.1. Pääsyyllinen henkilötietojen luvattomaan käyttöön on pääsääntöisesti asiakirjojen ja tietokantojen parissa työskentelevä henkilöstö. Henkilöstön pääsyn luottamuksellisiin tietoihin, asiakirjoihin ja tietokantoihin säätely on yksi tärkeimmistä organisaation tietosuojan alueista, ja sen tarkoituksena on rajata organisaation johtajien ja asiantuntijoiden välisiä toimivaltuuksia.
5.5.2. Työntekijöiden henkilötietojen sisäisen suojan varmistamiseksi on noudatettava useita toimenpiteitä:
Niiden työntekijöiden kokoonpanon rajoittaminen ja säätely, joiden toiminnalliset tehtävät edellyttävät luottamuksellista tietoa;
Asiakirjojen ja tietojen tiukka valikoiva ja kohtuullinen jakelu työntekijöiden kesken;
Työntekijöiden työpaikkojen järkevä sijoittaminen, joka sulkee pois suojatun tiedon hallitsemattoman käytön;
Työntekijän tuntemus tietojen suojaamista ja salaisuuksien säilyttämistä koskevien sääntely- ja metodologisten asiakirjojen vaatimuksista;
Tarvittavien sisäolosuhteiden saatavuus luottamuksellisten asiakirjojen ja tietokantojen kanssa työskentelemiseen;
Niiden työntekijöiden kokoonpanon määrittäminen ja säätely, joilla on pääsy (pääsy) tiloihin, joissa tietokonelaitteet sijaitsevat;
Tietojen tuhoamismenettelyjen järjestäminen;
Osaston työntekijöiden pääsylupajärjestelmän vaatimusten rikkomusten oikea-aikainen havaitseminen;
Opetus- ja selitystyö osaston työntekijöiden kanssa, jotta estetään arvokkaan tiedon menettäminen luottamuksellisten asiakirjojen kanssa työskenneltäessä;
Työntekijöiden henkilökohtaisia tiedostoja ei saa luovuttaa esimiesten työpaikoille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa työpaikoille vain pääjohtajalle, henkilöstöosaston työntekijöille ja poikkeustapauksissa toimitusjohtajan kirjallisella luvalla rakenneyksikön johtajalle. (esimerkiksi valmisteltaessa materiaalia työntekijöiden sertifiointiin).
5.5.3. Työntekijöiden henkilötietojen suojaaminen sähköisessä mediassa.
Kaikki työntekijän henkilötietoja sisältävät kansiot on suojattava salasanalla, joka välitetään henkilöstöhallinnon johtajalle ja tietotekniikkapalvelun päällikölle.
5.6. "Ulkoinen suojaus".
5.6.1. Luottamuksellisen tiedon suojaamiseksi luodaan tahallisesti epäsuotuisia olosuhteita ja ylitsepääsemättömiä esteitä henkilölle, joka yrittää saada luvatonta pääsyä ja hankkia tietoja. Tietoresurssien luvattoman käytön tarkoitus ja tulos voi olla paitsi arvokkaan tiedon hankkiminen ja käyttö, myös sen muuntaminen, tuhoaminen, viruksen tuominen, korvaaminen, asiakirjatietojen sisällön väärentäminen jne.
5.6.2. Ulkopuolisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei suoraan liity yrityksen toimintaan, vierailijoihin tai muiden organisaatiorakenteiden työntekijöihin. Ulkopuolisten ei pidä tuntea henkilöstöosaston toimintojen jakautumista, työprosesseja, asiakirjojen, tiedostojen ja työmateriaalien kokoamisen, käsittelyn, ylläpidon ja säilytyksen tekniikkaa.
5.6.3. Työntekijöiden henkilötietojen ulkoisen suojan varmistamiseksi on noudatettava useita toimenpiteitä:
Menettely vierailijoiden toiminnan vastaanottamiseksi, tallentamiseksi ja valvomiseksi;
Organisaation pääsyjärjestelmä;
Kirjanpito ja todistusten myöntämismenettelyt;
Tekniset turvalaitteet, hälytys;
Menettely alueen, rakennusten, tilojen, ajoneuvojen suojelemiseksi;
Tietosuojavaatimukset haastattelun ja haastattelun aikana.
5.7. Kaikki henkilötietojen vastaanottamiseen, käsittelyyn ja suojaamiseen osallistuvat henkilöt ovat velvollisia allekirjoittamaan työntekijöiden henkilötietojen salassapitovelvollisuuden.
5.8 Mikäli mahdollista, henkilötiedot anonymisoidaan.
5.9. Laissa säädettyjen henkilötietojen suojatoimenpiteiden lisäksi työnantajat, työntekijät ja heidän edustajansa voivat kehittää yhteisiä toimenpiteitä työntekijöiden henkilötietojen suojaamiseksi.
6. Työntekijän oikeudet ja velvollisuudet
6.1. Työntekijän henkilötietojen suojaa säätelevien oikeuksien turvaaminen varmistaa täydellisten ja täsmällisten tietojen turvallisuuden.
6.2. Työntekijät ja heidän edustajansa on tutustuttava kuittia vastaan organisaation asiakirjoihin, joissa vahvistetaan työntekijöiden henkilötietojen käsittelymenettely sekä heidän oikeutensa ja velvollisuutensa tällä alalla.
6.3. Työnantajan tallentamien henkilötietojen suojaamiseksi työntekijällä on oikeus:
Pyydä virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen poistamista tai korjaamista.
Vapaa ja ilmainen pääsy henkilötietoihisi, mukaan lukien oikeus saada kopioita kaikista henkilötietoja sisältävistä tietueista;
Arviointiluonteisia henkilötietoja on täydennettävä lausunnolla, joka ilmaisee oman näkemyksensä;
Tunnista edustajasi henkilötietojesi suojaamiseksi;
Säilyttää ja suojella henkilökohtaisia ja perhesalaisuuksiasi.
6.4 Työntekijä on velvollinen:
Siirrä työnantajalle tai hänen edustajalleen joukko luotettavia, dokumentoituja henkilötietoja, joiden kokoonpano on määritelty Venäjän federaation työlaissa.
Ilmoita työnantajallesi viipymättä henkilötietojesi muutoksista
6.5. Työntekijät ilmoittavat työnantajalle sukunimen, etunimen, sukunimen ja syntymäajan muutoksista, jotka näkyvät toimitettujen asiakirjojen perusteella työkirjassa. Tarvittaessa muutetaan tietoja koulutuksesta, ammatista, erikoisuudesta, uuden kategorian määrittämisestä jne.
6.6. Yksityisyyden, henkilö- ja perhesalaisuuksien suojelemiseksi työntekijät eivät saa luopua oikeudestaan käsitellä henkilötietoja vain heidän suostumuksensa perusteella, koska siitä voi aiheutua moraalista ja aineellista haittaa.
7. Vastuu luottamuksellisten tietojen paljastamisesta, henkilötietoihin liittyen
7.1. Henkilökohtainen vastuu on yksi henkilötietojen suojajärjestelmän toiminnan organisoinnin päävaatimuksista ja edellytys tämän järjestelmän toimivuuden varmistamiselle.
7.2. Oikeushenkilöt ja yksityishenkilöt, valtuuksiensa mukaisesti, joilla on tietoja kansalaisista, vastaanottavat ja käyttävät niitä, ovat Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti vastuussa näiden tietojen suoja-, käsittely- ja käyttömenettelyjen rikkomisesta.
7.3. Esimies, joka valtuuttaa työntekijän pääsyn luottamukselliseen asiakirjaan, on henkilökohtaisesti vastuussa tästä luvasta.
7.4 Jokainen organisaation työntekijä, joka vastaanottaa luottamuksellisen asiakirjan työstään, on yksin vastuussa median turvallisuudesta ja tietojen luottamuksellisuudesta.
7.5 Henkilöt, jotka ovat syyllistyneet työntekijöiden henkilötietojen vastaanottamista, käsittelyä ja suojaamista koskevien sääntöjen rikkomiseen, ovat kurinpidollisen, hallinnollisen, siviili- tai rikosoikeudellisen vastuussa liittovaltion lakien mukaisesti.
7.5.1. Työnantajalla on oikeus soveltaa työlaissa säädettyjä kurinpidollisia seuraamuksia, jos työntekijä ei täytä tai suorittaa virheellisesti hänelle annettuja velvollisuuksia noudattaa luottamuksellisten tietojen kanssa työskentelyä koskevia määräyksiä.
7.5.2. Virkamiehen, jonka tehtäviin kuuluu työntekijän henkilötietojen säilyttäminen, on annettava jokaiselle mahdollisuus tutustua asiakirjoihin ja aineistoihin, jotka vaikuttavat välittömästi hänen oikeuksiinsa ja vapauksiinsa, ellei laissa toisin säädetä. Lainvastainen kieltäytyminen säädetyllä tavalla kerättyjen asiakirjojen toimittamisesta taikka tällaisten asiakirjojen tai muiden tietojen ennenaikainen toimittaminen laissa säädetyissä tapauksissa taikka puutteellisten tai tietoisesti väärien tietojen antaminen - johtaa virkamiehelle määrätyn suuruisen hallinnollisen sakon määräämiseen. hallintorikoslaki.
7.5.3. Siviililain mukaan henkilöt, jotka ovat saaneet laittomin keinoin virasalaisuutta muodostavia tietoja, ovat velvollisia korvaamaan aiheutuneet vahingot, ja sama velvollisuus on myös työntekijöillä.
7.5.4. Rikosoikeudellinen vastuu yksityisyyden loukkaamisesta (mukaan lukien henkilön yksityiselämää koskevien tietojen laiton kerääminen tai levittäminen, joka muodostaa hänen henkilökohtaisen tai perheen salaisuutensa, ilman hänen suostumustaan), lainvastaisesta pääsystä laillisesti suojattuihin tietokonetietoihin, lainvastaisesta kieltäytymisestä luovuttamasta järjestelmään kerättyjä asiakirjoja. virka-asemaansa käyttävän henkilön tekemästä määrätyllä tavalla ja tiedosta (jos näillä teoilla on loukattu kansalaisten oikeuksia ja oikeutettuja etuja) tuomitaan sakkoon tai tietyn tehtävän tai toiminnan harjoittamisen oikeuden menettämiseen, tai pidätys Venäjän federaation rikoslain mukaisesti.
7.6 Valtion elinten ja järjestöjen toiminnan laittomuus henkilötietojen keräämisessä ja käytössä voidaan todeta tuomioistuimessa.
Koonnut:
Henkilöstöpäällikkö E.N. Pobegailo
SOVITTU
Oikeudellinen neuvonantaja
S.G.Dmitrash
Työntekijöiden henkilötietoja koskevat määräykset
Tässä asetuksessa määritellään perusvaatimukset työntekijöiden henkilötietojen vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja siirtämisen (jäljempänä käsittely) menettelylle.
I. Yleiset määräykset
Työntekijän henkilötiedot ovat työnantajan työsuhteeseen liittyen ja tiettyyn työntekijään liittyviä tietoja.
Työntekijän henkilötiedot sisältyvät työntekijöiden pääasialliseen henkilökohtaiseen kirjanpitoasiakirjaan - työntekijän henkilökohtaiseen tiedostoon.
Henkilökohtainen tiedosto koostuu seuraavista osioista:
1. Kyselylomake – elämäkerrallinen ja kuvaava materiaali, joka sisältää:
1.1. kyselylomake;
1.2. omaelämäkerta;
1.3. kopiot koulutusasiakirjoista;
1.4. T2 muotoinen kortti
1.5. lääkärintarkastuksen tulokset työtehtäviin soveltuvuuden määrittämiseksi (useita tehtäviä varten);
1.6. työntekijän työhakemus;
1.7. kopio työmääräyksestä;
1.8. työsopimus;
1.9. työntekijän siirtoon ja muuttamiseen liittyvät asiakirjat (kopiot tilauksista, työntekijän lausuntoja jne.);
1.10. otteita (kopioita) asiakirjoista kunnianimien, akateemisten tutkintojen ja valtion palkintojen myöntämisestä;
1.11. kopiot palkintoarkeista;
1.12. sertifiointiarkit;
1.13. kopiot kannustimia ja sakkoja koskevista määräyksistä;
1.14. ominaisuudet ja suosituskirjeet;
1.15. työntekijän erokirje;
1.16. kopio irtisanomismääräyksestä;
1.17. muut asiakirjat, joiden läsnäolo henkilökansiossa katsotaan asianmukaiseksi;
2. Lisämateriaalit, mukaan lukien:
2.1. kuitti työntekijältä tutustumisesta organisaation asiakirjoihin, joissa vahvistetaan menettely työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä, sekä hänen oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan tällä alalla;
2.2. Kortit palkintojen ja rangaistusten tallentamiseen;
2.3. aiemman työpaikan ominaisuudet;
2.4. Valokuvat;
2.5. lisäys henkilökohtaiseen tiedostoon;
2.6. muut asiakirjat, joiden läsnäolo henkilökansiossa katsotaan asianmukaiseksi.
Työntekijän henkilökansio sisältää myös luettelon kaikista tiedostossa olevista asiakirjoista.
II. Työntekijän henkilötietojen hankkiminen
Työntekijän henkilötietojen vastaanottaminen, tallentaminen, yhdistäminen, siirtäminen tai muu käyttö voidaan suorittaa vain lakien ja muiden säännösten noudattamisen varmistamiseen, työntekijöiden työllistymiseen, koulutukseen ja etenemiseen, työntekijöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseen, valvontaan. suoritetun työn määrä ja laatu sekä omaisuuden turvallisuuden varmistaminen.
Kaikki työntekijän henkilötiedot saadaan häneltä. Jos työntekijän henkilötiedot voidaan saada vain kolmannelta osapuolelta, siitä tulee ilmoittaa työntekijälle etukäteen ja häneltä on hankittava kirjallinen suostumus. Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle henkilötietojen hankinnan tarkoituksesta, suunnitelluista lähteistä ja tavoista sekä hankittavien henkilötietojen luonteesta ja seurauksista, jos työntekijä kieltäytyy antamasta kirjallista suostumusta tietojen vastaanottamiseen.
Työntekijän henkilötietoja hänen poliittisista, uskonnollisista ja muista vakaumuksistaan ja yksityiselämästään sekä hänen kuulumisestaan julkisiin yhdistyksiin tai ammattiyhdistystoimintaan ei saa vastaanottaa ja käsitellä, paitsi lainsäädännössä säädetyissä tapauksissa. Venäjän federaatio.
Tehtäessä työntekijää koskevia päätöksiä hänen henkilötietojensa perusteella, yksinomaan niiden automaattisen käsittelyn tai sähköisen vastaanottamisen tuloksena saatujen tietojen käyttö ei ole sallittua.
Työsuhdeasioihin suoraan liittyvissä tapauksissa pykälän mukaisesti. Venäjän federaation perustuslain 24 §:n mukaan on mahdollista saada ja käsitellä työntekijän yksityiselämää koskevia tietoja vain hänen kirjallisella suostumuksellaan.
III. Henkilökohtaisten tiedostojen muodostaminen ja ylläpito
Työntekijän henkilökansio muodostetaan hänen työhönottomääräyksen antamisen jälkeen.
Aluksi työntekijän henkilötietoja sisältävät asiakirjat ryhmitellään henkilökansioon rekrytointiprosessia kuvaavassa järjestyksessä: henkilöstötodistus; työntekijän työhakemus; kyselylomake; omaelämäkerta; ominaisuudet-suositus; lääkärintarkastuksen tulos työtehtäviin soveltuvuuden määrittämiseksi; kopio työmääräyksestä; kuitti työntekijältä tutustumisesta organisaation asiakirjoihin, joissa vahvistetaan menettely työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä, sekä hänen oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan tällä alalla; työntekijän kuitti, joka vahvistaa, että hän on tutustunut organisaation paikallisiin määräyksiin; lisäys henkilökohtaiseen tiedostoon; palkinto- ja rangaistuskortti; sisäinen inventaario.
Kaikki henkilökansion asiakirjat arkistoidaan organisaation vahvistaman näytteen kanteen; kannessa tulee olla työntekijän sukunimi, etunimi ja isännimi.
Henkilökohtaiselle tiedostolle annetaan numero, joka kirjataan henkilökohtaiseen tiedostolokiin. Henkilökohtainen tiedostonumero on sijoitettu kotelon kannen vasempaan yläkulmaan.
Jokaisen henkilökohtaisen tiedoston mukana on 3x4 valokuva työntekijästä (ilman päähineitä). Valokuvan kääntöpuolella on työntekijän sukunimi, nimi ja isännimi, joka on vahvistettu henkilöstön työntekijän henkilökohtaisella allekirjoituksella ja sinetillä.
Jokaisessa henkilökohtaisen asiakirjan osiossa pidetään sisäistä luetteloa, joka sisältää kaikkien arkistoitujen asiakirjojen nimet, niiden tiedostoon sisällyttämisen päivämäärän, arkkien lukumäärän sekä asiakirjan tiedostosta poistamisen päivämäärän. , josta käy ilmi asiakirjan takavarikoinut henkilö ja peruuttamisen syy. Jos asiakirja peruutetaan väliaikaisesti, sen tilalle lisätään korvaava arkki. Asiakirjojen poistaminen henkilökohtaisesta tiedostosta tapahtuu vain henkilöstöosaston päällikön luvalla. Sisäisen inventaarion laatija allekirjoittaa sen laatimispäivämäärän.
Kaikki henkilökansioon saapuvat asiakirjat on järjestetty kronologiseen järjestykseen.
Henkilökansioosi ei saa sisällyttää toissijaisia asiakirjoja, joilla on tilapäinen (enintään 10 vuotta) säilytysaika, esimerkiksi todistuksia asuinpaikasta, terveydentilasta, siviilisäädystä jne.
Henkilökohtaiseen tiedostoon jätetyt asiakirjat on numeroitu.
Kyselylomake on henkilötiedoston pääasiakirja, joka on luettelo kysymyksistä, jotka koskevat työntekijän henkilötietoja, koulutusta, työuran alusta lähtien tehtyä työtä, siviilisäätyä, rekisteröinti- tai asuinpaikkaa jne. Kyselylomakkeen täyttää työntekijä itsenäisesti työnhakiessaan.
Täyttäessään kyselylomaketta työntekijän on täytettävä kaikki sen sarakkeet, annettava täydelliset vastaukset kaikkiin kysymyksiin, vältettävä korjauksia tai yliviivauksia, viivoja, täpliä tiukasti henkilökohtaisten asiakirjojensa merkintöjen mukaisesti. Kielteiset vastaukset kyselylomakkeen sarakkeisiin kirjataan toistamatta kysymystä (esimerkiksi "lapset" - "minulla ei ole").
"Koulutus"-saraketta täytettäessä tulee käyttää seuraavaa sanamuotoa: "korkeampi", "epätäydellinen korkeampi", "erikoistunut keskiasteen", "epätäydellinen keskiasteen" riippuen siitä, mikä asiakirja työntekijällä on.
"Lähisukulaiset" -sarakkeessa luetellaan kaikki työntekijän perheenjäsenet, jotka osoittavat suhteen asteen (isä, äiti, aviomies, vaimo, poika, tytär, sisarukset), sitten luetellaan työntekijän kanssa asuvat lähisukulaiset. Jokaisen perheenjäsenen sukunimi, etunimi, sukunimi ja syntymäaika ilmoitetaan.
Sarakkeessa ”Työsuhteen alkamisesta tehty työ” näkyy tiedot työstä tiukasti työkirjan merkintöjen mukaisesti. Työelämään ei lasketa lukioissa, ammatillisissa oppilaitoksissa ja muissa vastaavissa oppilaitoksissa opiskeluaikaa. Kaikki merkinnät on tehty kronologisessa järjestyksessä.
Kyselyä täytettäessä käytetään seuraavia asiakirjoja:
1. passi;
2. työkirja;
3. sotilastodistus;
4. koulutusta koskevat asiakirjat;
5. asiakirjat akateemisen tutkinnon, akateemisen arvonimen myöntämisestä.
Kyselylomakkeen allekirjoittavat palkattava henkilö ja henkilöstöosaston työntekijä tarkistettuaan kyselylomakkeeseen merkityt tiedot asiaankuuluvilla asiakirjoilla ja se on varmennettu sinetillä.
Omaelämäkerta on asiakirja, joka sisältää kronologisessa järjestyksessä kuvauksen palkatun työntekijän elämän ja toiminnan päävaiheista. Omaelämäkerta on koottu missä tahansa muodossa, ilman poistoja tai korjauksia.
Tärkeimmät asiat, jotka tulisi käsitellä omaelämäkerrassa:
1. sukunimi, etunimi, sukunimi;
2. syntymäpäivä, kuukausi ja vuosi;
3. saatu koulutus (missä, milloin, missä oppilaitoksissa, millä erikoisalalla);
4. työn alkamisaika;
5. syyt siirtyä toiseen työhön;
6. suhtautuminen asevelvollisuuteen, sotilasarvo;
7. valtion palkintojen ja kannustimien saatavuus;
8. tiedot siviilisäädystä ja lähisukulaisista;
9. omaelämäkerran laatimispäivämäärä ja laatijan henkilökohtainen allekirjoitus.
Palkkaamisen yhteydessä koottu omaelämäkerta ei ole oikaistu. Jos muutoksia tai lisäyksiä on tarpeen tehdä, ne kirjataan erilliselle arkille, jonka työntekijä allekirjoittaa päivämäärällä ja liitetään ensisijaiseen omaelämäkertaan. Jos työntekijän elämäkertatiedoissa tapahtuu suuria muutoksia, häneltä voidaan vaatia päivitetty omaelämäkerta, kun taas alkuperäinen sijoitetaan henkilökohtaisen tiedoston "Lisämateriaalit" -osioon.
Omaelämäkertaa ei ole varmennettu virallisilla allekirjoituksilla tai sineteillä.
Henkilöstöjohtajan tai hänen sijaisensa työntekijät todistavat kopiot koulutusasiakirjoista henkilökohtaisilla allekirjoituksilla tarkistettuaan ne alkuperäisistä asiakirjoista.
Henkilökohtaisen asiakirjan lisäys on asiakirja, joka tallentaa tiedot työntekijän liikkumisesta työpaikalla (toimeentulopäivä ja sieltä poistumispäivä) ja ilmoittaa siirron syyn ("Alennuksella nimitetty todistusmenettelyssä") .
Henkilökohtaisen asiakirjan lisäyksen laatii henkilöstöosaston työntekijä, eikä sitä tarvitse varmentaa allekirjoituksella tai sinetillä.
Henkilöstötodistuksen laatii henkilöstöosaston työntekijä organisaation hyväksymälle lomakkeelle, joka sisältää tiedot työntekijän henkilötiedoista täysin kyselylomakkeen tietojen ja työntekijän omaelämäkerran mukaisesti. Päivityksen yhteydessä vanha henkilöstötodistus poistetaan henkilökohtaisen tiedoston "Profiili, elämäkerralliset ja tunnuskuvat" -osiosta, joka on liitetty "Lisämateriaalit" -kohtaan ja korvataan uudella. Henkilöstötodistuksen allekirjoittaa henkilöstöosaston johtaja.
Jatkossa henkilökansiota täydennetään työntekijän työtoiminnassa syntyvillä asiakirjoilla, jotka sisältävät:
1. todistuslomakkeet;
2. kopiot aseman vahvistavista asiakirjoista;
3. muut näiden määräysten jaksossa I luetellut kuvaavat ja täydentävät materiaalit.
Henkilökohtaista tiedostoa säilytetään työntekijän koko työuran ajan. Henkilökohtaiseen tiedostoon tehdyt muutokset on tuettava asiaankuuluvilla asiakirjoilla (esimerkiksi kopio vihkitodistuksesta).
Henkilöstötoiminnan asiakirjatuesta vastaava henkilöstöosaston työntekijä ottaa vastaan asiakirjat palkattavalta työntekijältä, tarkastaa niiden täydellisyyden ja esitettyjen asiakirjojen mukaisesti annettujen tietojen oikeellisuuden.
IV. Työntekijän oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojensa suojaamisen alalla
Työntekijä sitoutuu antamaan todellisuutta vastaavat henkilötiedot.
Työntekijällä on oikeus:
1. täydelliset tiedot henkilötiedoistasi ja näiden tietojen käsittelystä;
2. ilmainen pääsy henkilötietoihisi, mukaan lukien oikeus saada kopiot kaikista työntekijän henkilötietoja sisältävistä tietueista, paitsi Venäjän federaation lainsäädännössä säädetyissä tapauksissa;
3. edustajien tunnistaminen henkilötietojesi suojaamiseksi;
4. pääsy itseään koskeviin lääketieteellisiin tietoihin valitsemansa lääketieteen ammattilaisen kautta;
5. vaatimus virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen sekä vaatimusten vastaisesti käsiteltyjen henkilötietojen poissulkemisesta tai korjaamisesta. Jos työnantaja kieltäytyy jättämästä pois tai oikaisemasta työntekijän henkilötietoja, hänellä on oikeus ilmoittaa kirjallisesti työnantajalle erimielisyydestään asianmukaisin perustein. Työntekijällä on oikeus täydentää arvioivia henkilötietoja lausunnolla, jossa hän ilmaisee oman näkemyksensä;
6. vaatimus, että työnantaja ilmoittaa kaikista niihin tehdyistä poikkeuksista, oikaisuista tai lisäyksistä kaikille henkilöille, joille on aikaisemmin ilmoitettu työntekijän virheellisistä tai puutteellisista henkilötiedoista;
7. valittaa oikeuteen työnantajan laittomista toimista tai laiminlyönnistä henkilötietojensa käsittelyssä ja suojaamisessa.
V. Työntekijän henkilötietojen kirjanpito, säilytys ja siirto
Henkilötiedostot, joihin työntekijöiden henkilötietoja säilytetään, ovat asiakirjoja ”Sisäiseen käyttöön”.
Henkilökohtainen tiedosto rekisteröidään ja tehdään merkintä ”Henkilökohtaisten tiedostojen päiväkirjaan”. Loki sisältää seuraavat sarakkeet:
1. henkilökansion järjestysnumero;
2. työntekijän sukunimi, etunimi, sukunimi;
3. tapauksen rekisteröintipäivä;
4. tapauksen rekisteristä poistamisen päivämäärä.
Kirjanpitoosasto tallentaa tällä hetkellä työsuhteessa olevien työntekijöiden henkilötiedot. Tätä tarkoitusta varten käytetään erityisesti varustettuja kaappeja tai kassakaappeja, jotka on lukittu ja sinetöity. Henkilötiedostot on järjestetty numeroidensa mukaan tai aakkosjärjestykseen.
Työntekijän irtisanomisen jälkeen asiaankuuluvat asiakirjat kirjataan henkilökansioon (työsopimuksen irtisanomista koskeva hakemus, kopio työsopimuksen irtisanomista koskevasta määräyksestä), laaditaan loppuluettelo ja itse henkilökansio laaditaan ja siirretään varastointiin.
Organisaatiosta irtisanottujen työntekijöiden henkilötiedot säilytetään organisaation arkistoon aakkosjärjestyksessä.
Ei sallittu:
1. luovuttaa työntekijän henkilötietoja kolmannelle osapuolelle ilman työntekijän kirjallista suostumusta, paitsi tapauksissa, joissa se on tarpeen työntekijän hengelle ja terveydelle aiheutuvan uhan estämiseksi, sekä lainsäädännössä säädetyissä tapauksissa. Venäjän federaatio;
2. luovuttaa työntekijän henkilötietoja kaupallisiin tarkoituksiin ilman hänen kirjallista suostumustaan;
3. pyytää tietoja työntekijän terveydentilasta, lukuun ottamatta tietoja, jotka liittyvät työntekijän kykyyn suorittaa työtehtävä.
Pääsy työntekijöiden henkilötietoihin on sallittu vain erikseen valtuutetuille henkilöille, ja näillä henkilöillä tulisi olla oikeus saada vain ne työntekijän henkilötiedot, jotka ovat tarpeen tiettyjen tehtävien suorittamiseksi.
Siirrettäessä työntekijän henkilötietoja kolmansille osapuolille on tarpeen varoittaa heitä siitä, että näitä tietoja voidaan käyttää vain niihin tarkoituksiin, joihin ne on luovutettu, ja vaatia näiltä henkilöiltä vahvistus tämän säännön noudattamisesta. Henkilön, joka vastaanottaa työntekijän henkilötietoja, on noudatettava salassapitovelvollisuutta (luottamuksellisuus). Poikkeuksena on työntekijöiden henkilötietojen vaihto Venäjän federaation lainsäädännössä säädetyllä tavalla.
Työntekijän henkilötietojen siirto yhden organisaation sisällä tapahtuu tämän organisaation paikallisten määräysten mukaisesti.
Työntekijän henkilötietojen siirto hänen edustajilleen tapahtuu organisaation vahvistamalla tavalla. Siirrettävien tietojen määrä on rajoitettu vain niihin työntekijän henkilötietoihin, jotka ovat tarpeen määrättyjen edustajien tehtävien suorittamiseksi.
1. Yleiset määräykset
1.1. Nämä määräykset on laadittu Venäjän federaation perustuslain, Venäjän federaation työlain nro 197-FZ, päivätty 30. joulukuuta 2001, sekä Venäjän federaation liittovaltion lain "Tiedosta, tietotekniikasta ja tietosuojasta" mukaisesti. nro 149-FZ, päivätty 27. heinäkuuta 2006, liittovaltion laki RF "henkilötiedoista" nro 152-FZ, päivätty 27. heinäkuuta 2006, Venäjän federaation presidentin asetus "Luottamuksellisten tietojen luettelon hyväksymisestä" N:o 188, päivätty 6. maaliskuuta 1997, ja muut säädökset.
1.2. Tämä asetus määrää työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn menettelystä "OMA ORGANISAATIOSI"(jäljempänä järjestö) ja takeet työntekijän työnantajalle antamien tietojen luottamuksellisuudesta.
1.3. Työntekijän henkilötiedot ovat luottamuksellisia tietoja.
2. Työntekijän henkilötietojen käsite ja koostumus
2.1. Työntekijän henkilötiedot ovat työnantajalle tarpeellisia tietoja työsuhteen yhteydessä ja tiettyyn työntekijään liittyen.
Työntekijän henkilötietoja ovat:
Sukunimi, etunimi, sukunimi, vuosi, kuukausi, syntymäaika ja -paikka sekä muut työntekijän henkilötodistuksessa olevat tiedot;
tiedot perheestä, sosiaalisesta ja omaisuudesta;
tiedot työntekijän koulutuksesta, erityistiedoista tai koulutuksesta;
tiedot työntekijän ammatista ja erikoisalasta;
tiedot työntekijän tuloista;
lääketieteelliset tiedot laissa säädetyissä tapauksissa;
tiedot työntekijän perheenjäsenistä;
tiedot työntekijän asuinpaikasta, postiosoitteesta, puhelinnumerosta sekä hänen perheenjäsenistään;
muut henkilötiedot, joiden määrää ja sisältöä määrittäessään työnantaja noudattaa näitä määräyksiä ja Venäjän federaation lainsäädäntöä.
3. Työntekijän henkilötietojen käsittely
3.1. Työntekijän henkilötietojen käsittely – työntekijän henkilötietojen vastaanottaminen, säilyttäminen, yhdistäminen, siirtäminen tai muu käyttö.
Työntekijän henkilötietoja käsitellään lakien ja muiden määräysten noudattamisen varmistamiseksi, työntekijän avustamiseksi työllistymisessä, koulutuksessa, etenemisessä, työntekijän henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, suoritetun työn laadun ja määrän valvomiseksi sekä työturvallisuuden varmistamiseksi. omaisuus, palkat ja etuuksien käyttö RF:n ja työnantajalakien mukaan.
3.2. Työnantajalla ei ole oikeutta saada ja käsitellä työntekijän poliittista, uskonnollista tai muuta vakaumusta ja yksityiselämää koskevia henkilötietoja. Työsuhteisiin suoraan liittyvissä tapauksissa työnantajalla on Venäjän federaation perustuslain 24 artiklan mukaisesti oikeus saada ja käsitellä työntekijän yksityiselämää koskevia tietoja vain hänen kirjallisella suostumuksellaan.
Työnantajalla ei ole oikeutta saada ja käsitellä työntekijän henkilötietoja hänen kuulumisestaan julkisiin yhdistyksiin tai ammattiliittojen toimintaan, paitsi liittovaltion laissa säädetyissä tapauksissa.
Työnantajalla ei ole työntekijän etuihin vaikuttavia päätöksiä tehdessään oikeutta luottaa työntekijän henkilötietoihin, jotka on saatu yksinomaan niiden automaattisen käsittelyn tai sähköisen vastaanottamisen seurauksena.
3.3. Perustuu Venäjän federaation työlain normeihin (86 artikla), samoin kuin artiklan 2 kohdan määräyksiin. 6 Venäjän federaation liittovaltion laki ”henkilötiedoista”, työnantaja käsittelee henkilötietoja ilman työntekijän kirjallista suostumusta, paitsi liittovaltion laissa säädetyissä tapauksissa.
Kuitti
3.4. Työnantaja voi saada kaikki työntekijää koskevat henkilötiedot työntekijältä itseltään.
3.5. Työntekijä on velvollinen antamaan työnantajalle luotettavat tiedot itsestään ja viipymättä ilmoittamaan hänelle henkilötiedoissaan tapahtuvista muutoksista. Työnantajalla on oikeus tarkistaa työntekijän antamien tietojen oikeellisuus vertaamalla työntekijän antamia tietoja työntekijän käytettävissä oleviin asiakirjoihin.
3.6. Tapauksissa, joissa työnantaja voi saada tarvittavat työntekijän henkilötiedot vain kolmannelta osapuolelta, työnantajan on ilmoitettava tästä työntekijälle ja hankittava häneltä kirjallinen suostumus määrätyssä muodossa (Liite 1).
Työnantaja on velvollinen ilmoittamaan työntekijälle henkilötietojen hankkimisen tarkoituksesta, tavoista ja lähteistä sekä vastaanotettavien henkilötietojen luonteesta ja mahdollisista seurauksista, jos työntekijä kieltäytyy antamasta kirjallista suostumusta tietojen vastaanottamiseen.
Työntekijän henkilötietojen tallentaminen
3.7. Työntekijän henkilötiedot säilytetään HR-osastolla työntekijän henkilökansiossa. Henkilökohtaiset tiedostot säilytetään paperimuodossa kansioissa ja sijaitsevat kassakaapissa tai tulenkestävässä kaapissa.
Henkilöstöosaston työntekijän henkilötiedot tallennetaan myös sähköisesti paikalliseen tietokoneverkkoon. Pääsy työntekijöiden henkilötietoja sisältäviin sähköisiin tietokantoihin tapahtuu salasanajärjestelmän avulla. Henkilöstöosaston päällikkö asettaa salasanat, ja ne välitetään henkilökohtaisesti HR-työntekijöille, joilla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin.
Huomautus: Työntekijöiden henkilötietojen säilyttäminen työnantajan kirjanpidossa ja muissa rakenteellisissa yksiköissä, joiden työntekijöillä on oikeus tutustua henkilötietoihin, tapahtuu tavalla, joka sulkee pois kolmansien osapuolten pääsyn tietoihin.
3.8. Työnantajan työntekijä, jolla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin työtehtävien suorittamisen yhteydessä:
varmistaa työntekijän henkilötietoja sisältävien tietojen säilyttämisen, poissulkemalla kolmansien osapuolten pääsyn niihin.
Työntekijän poissaollessa hänen työpaikallaan ei pitäisi olla työntekijöiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ("puhtaiden työpöytäkäytäntöjen" noudattaminen).
ollessaan lomalla, työmatkalla ja muissa tapauksissa, joissa työntekijä on pitkään poissa työpaikaltaan, hän on velvollinen siirtämään työntekijöiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat ja muut tietovälineet henkilölle, jolle hänen työnsä on uskottu tehtävät järjestön paikallisella säädöksellä (määräyksellä, asetuksella).
Huomautus: Jos tällaista henkilöä ei nimitetä, työntekijöiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat ja muut tietovälineet siirretään toiselle työntekijälle, jolla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin rakenneyksikön päällikön ohjeiden mukaisesti.
Työntekijän, jolla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin, irtisanomisen yhteydessä työntekijöiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat ja muut tiedotusvälineet siirretään toiselle työntekijälle, jolla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin rakennejohtajan ohjeiden mukaisesti. yksikkö.
Työntekijän henkilötietojen käyttö (käyttö, siirto, yhdistäminen jne.).
3.9. Työnantajan työntekijöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja tehtäväluettelon (Liite 2) mukaisten työtehtäviensä hoitamisen yhteydessä, on pääsy työntekijän henkilötietoihin.
Määrätyn tehtävän suorittamiseksi ja järjestön johtajan myönteisellä päätöksellä tehdyn muistion perusteella pääsy työntekijän henkilötietoihin voidaan antaa toiselle työntekijälle, jonka tehtävää ei ole mainittu järjestön tehtäväluettelossa. työntekijät, joilla on pääsy Organisaation työntekijän henkilötietoihin ja jotka tarvitsevat niitä työtehtävien suorittamisen yhteydessä.
3.10. Jos työnantajalle tarjotaan palveluja oikeushenkilöiden ja yksityishenkilöiden toimesta tehtyjen sopimusten (tai muiden perusteiden) perusteella ja näiden sopimusten perusteella heillä on oltava pääsy Organisaation työntekijöiden henkilötietoihin, asianomaiset tiedot toimittaa työnantaja vasta allekirjoitettuaan salassapitosopimuksen heidän kanssaan.
Poikkeustapauksissa vastapuolen kanssa tehtyjen sopimussuhteiden perusteella sopimuksissa saa olla luottamuksellisten tietojen salassapitolausekkeita, mukaan lukien työntekijän henkilötietojen suojaa koskevat lausekkeet.
3.11. Menettely työntekijän henkilötietoihin pääsyn saamiseksi sisältää:
työntekijän tutustuttaminen allekirjoituksella näihin sääntöihin.
Huomautus: Jos työntekijän henkilötietojen käsittelystä ja suojaamisesta on olemassa muita määräyksiä (määräyksiä, ohjeita, ohjeita jne.), työntekijä tutustuu myös näihin säädöksiin allekirjoitusta vastaan.
pyytää työntekijältä (lukuun ottamatta Organisaation johtajaa) määrätyssä muodossa (Liite 3) laadittua kirjallista sitoumusta säilyttää työntekijän henkilötietojen luottamuksellisuus ja niiden käsittelyä koskevien sääntöjen noudattaminen.
3.12. Työnantajan työntekijöillä, joilla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin, on oikeus saada vain ne työntekijän henkilötiedot, joita he tarvitsevat tiettyjen työtehtävien suorittamiseksi.
3.13. Seuraavissa tehtävissä organisaatiossa työskentelevillä työntekijöillä on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin ilman erityistä lupaa:
Organisaation johtaja;
järjestön apulaisjohtaja;
Pääkirjanpitäjä;
HR-osaston työntekijät;
tietotekniikan osaston ohjelmistoinsinöörit;
rakenneyksiköiden päälliköt - asiaankuuluviin rakenneyksiköihin rekisteröityjen työntekijöiden henkilötietojen osalta.
3.14. Muiden työnantajan työntekijöiden, joilla ei ole asianmukaista valtuutusta, pääsy työntekijän henkilötietoihin on kielletty.
3.15. Työntekijällä on oikeus saada vapaasti pääsy henkilötietoihinsa, mukaan lukien oikeus saada kopio kaikista hänen henkilötietojaan sisältävistä tietueista (lukuun ottamatta liittovaltion laissa säädettyjä tapauksia). Työntekijällä on oikeus tehdä muutosehdotuksia tietoihinsa, jos niissä havaitaan epätarkkuuksia.
3.16. Henkilöstöosastolla on oikeus siirtää työntekijän henkilötietoja kirjanpitoon ja muille rakenneyksiköille, jos se on tarpeen asianomaisten rakenneyksiköiden työntekijöiden työtehtävien suorittamiseksi.
Työntekijän henkilötietoja siirrettäessä henkilöstöosaston työntekijät varoittavat tämän tiedon saaneita henkilöitä, että näitä tietoja voidaan käyttää vain niihin tarkoituksiin, joihin ne on luovutettu, ja vaativat näiltä henkilöiltä kirjallisen sitoumuksen kohdan 3.11 mukaisesti. tämän asetuksen mukaisesti.
3.17. Henkilötietojen siirto (vaihto jne.) työnantajan osastojen välillä tapahtuu vain työntekijöiden kesken, joilla on pääsy työntekijöiden henkilötietoihin.
Pääsy kolmansien osapuolten (yksityis- ja oikeushenkilöiden) työntekijän henkilötietoihin
3.18. Työntekijän henkilötietojen siirto kolmansille osapuolille tapahtuu vain työntekijän kirjallisella suostumuksella, joka on laadittu määrätyssä muodossa (Liite 4) ja jonka tulee sisältää:
sukunimi, etunimi, sukunimi, työntekijän osoite, hänen henkilöllisyytensä todistavan pääasiakirjan numero, tiedot tietyn asiakirjan myöntämispäivästä ja myöntävästä viranomaisesta;
työntekijän suostumuksen saaneen työnantajan nimi ja osoite;
henkilötietojen siirron tarkoitus;
luettelo henkilötiedoista, joiden siirtämiseen työntekijä suostuu;
suostumuksen voimassaoloaika sekä sen peruuttamismenettely.
Huomautus: Työntekijän suostumusta henkilötietojensa siirtämiseen kolmansille osapuolille ei vaadita tapauksissa, joissa se on tarpeen työntekijän hengelle ja terveydelle aiheutuvan uhan estämiseksi; kun kolmannet osapuolet tarjoavat palveluja työnantajalle tehtyjen sopimusten perusteella sekä liittovaltion laissa ja näissä määräyksissä säädetyissä tapauksissa.
3.19. Työntekijän henkilötietoja ei saa siirtää kaupallisiin tarkoituksiin ilman hänen määrätyssä muodossa olevaa kirjallista suostumusta (Liite 5).
3.20. Työnantajan työntekijöiden, jotka luovuttavat työntekijöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille, on luovutettava ne työntekijöiden henkilötietoja sisältävien asiakirjojen (muiden aineellisten välineiden) vastaanotto- ja siirtoasiakirjalla. Laki on laadittu määrätyssä muodossa (Liite 6), ja sen tulee sisältää seuraavat ehdot:
ilmoitus asiakirjat vastaanottavalle henkilölle velvollisuudesta käyttää saatuja luottamuksellisia tietoja vain niihin tarkoituksiin, joita varten ne on välitetty;
varoitus vastuusta näiden luottamuksellisten tietojen laittomasta käytöstä liittovaltion lakien mukaisesti.
Työntekijöiden henkilötietoja sisältävien asiakirjojen (muiden aineellisten tietovälineiden) siirto suoritetaan, jos niitä vastaanottavalla henkilöllä on:
sopimukset palvelujen tarjoamisesta organisaatiolle;
sopimukset luottamuksellisten tietojen paljastamisesta tai sopimuksesta kolmannen osapuolen kanssa luottamuksellisten tietojen salassapitoa koskevien lausekkeiden sisällyttäminen, mukaan lukien työntekijän henkilötietojen suojaamista koskevat lausekkeet;
kolmannen osapuolen pyyntökirje, jossa on mainittava työntekijän henkilötiedot sisältävien pyydettyjen tietojen saamisen perusteet, luettelo, käyttötarkoitus, koko nimi. ja sen henkilön asema, jolle on uskottu näiden tietojen hankkiminen.
Vastuu yllä olevan menettelyn noudattamisesta organisaation työntekijän henkilötietojen luovuttamisessa on työntekijällä sekä sen rakenneyksikön johtajalla, joka siirtää työntekijän henkilötietoja kolmansille osapuolille.
3.21. Henkilötiedot siirretään työntekijän edustajalle (mukaan lukien asianajaja) voimassa olevan lainsäädännön ja näiden määräysten edellyttämällä tavalla. Tiedot välitetään, jos jokin asiakirjoista on saatavilla:
työntekijän edustajan notaarin vahvistama valtakirja;
työntekijän kirjallinen lausunto, joka on kirjoitettu työnantajan henkilöstöosaston työntekijän läsnäollessa (jos työntekijä on kirjoittanut hakemuksen muualla kuin henkilöstöosaston työntekijän läsnä ollessa, se on vahvistettava notaarilla).
Valtakirjat ja hakemukset säilytetään henkilöstöosastolla työntekijän henkilökansiossa.
3.22. Työntekijöiden henkilötietojen luovuttaminen valtion virastoille tapahtuu voimassa olevan lainsäädännön ja näiden määräysten vaatimusten mukaisesti.
3.23. Työntekijän henkilötietoja voidaan luovuttaa sukulaisille tai perheenjäsenille vain työntekijän itsensä kirjallisella luvalla, lukuun ottamatta tapauksia, joissa työntekijän henkilötietojen siirtäminen ilman hänen suostumustaan on Venäjän federaation nykyisen lainsäädännön mukaan sallittua. .
3.24. Työntekijän henkilötietoja sisältävät asiakirjat voidaan lähettää liittovaltion postipalvelun kautta. Samalla on varmistettava niiden luottamuksellisuus. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat laitetaan kirjekuoreen ja niihin liitetään saatekirje. Kirjekuoreen tehdään merkintä, jossa todetaan, että kirjekuoren sisältö on luottamuksellista tietoa ja lain mukaan sen laittomasta luovuttamisesta on vastuussa. Seuraavaksi saatekirjeen sisältävä kirjekuori laitetaan toiseen kirjekuoreen, johon sovelletaan vain kirjatun postin postisäännöissä määrättyjä tietoja.
4. Työntekijöiden henkilötietojen suojan järjestäminen
4.1. Työntekijän henkilötietojen suojaaminen laittomalta käytöltä tai katoamiselta on työnantajan toimesta.
4.2. Henkilöstöosaston johtaja huolehtii työntekijöiden henkilötietojen suojan yleisestä järjestämisestä.
4.3. HR-osaston johtaja tarjoaa:
työntekijän tutustuttaminen allekirjoituksella näihin sääntöihin.
Jos työntekijän henkilötietojen käsittelystä ja suojaamisesta on olemassa muita määräyksiä (määräyksiä, ohjeita, ohjeita jne.), työntekijä tutustuu myös näihin säädöksiin allekirjoitusta vastaan.
vaatia työntekijöiltä (lukuun ottamatta näiden sääntöjen kohdassa 3.13 mainittuja henkilöitä) kirjallista velvoitetta säilyttää työntekijän henkilötietojen luottamuksellisuus ja noudattaa niiden käsittelyä koskevia sääntöjä.
yleinen valvonta sen suhteen, että työnantajan työntekijät noudattavat toimenpiteitä työntekijän henkilötietojen suojaamiseksi.
4.4 Työnantajan rakenteellisten osastojen työntekijöiden henkilötietojen suojan järjestämisestä ja valvonnasta, joiden työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, huolehtivat heidän välittömät esimieheensä.
4.5. Suojattu:
tiedot työntekijän henkilötiedoista;
asiakirjat, jotka sisältävät työntekijän henkilötietoja;
sähköisen median sisältämät henkilötiedot.
4.6. Työnantajan sähköisiin tietokantoihin tallennettujen tietojen suojaus luvattomalta käytöltä, vääristelyltä ja tietojen tuhoamiselta sekä muulta laittomalta toiminnalta varmistetaan käyttöoikeuksien eriyttämisellä tili- ja salasanajärjestelmällä.
5. Loppusäännökset
5.1. Myös muut oikeudet, velvollisuudet ja toimet työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn kuuluvien työntekijöiden oikeudet, velvollisuudet ja toimet määräytyvät toimenkuvissa.
5.2. Henkilöt, jotka ovat syyllistyneet työntekijöiden henkilötietojen vastaanottamista, käsittelyä ja suojaamista koskevien sääntöjen rikkomiseen, ovat aineellisen, kurinpidollisen, hallinnollisen, siviili- tai rikosoikeudellisen vastuussa liittovaltion lakien määräämällä tavalla.
5.3. Organisaation työntekijän henkilötietojen luovuttaminen (niiden siirtäminen kolmansille osapuolille, mukaan lukien Organisaation työntekijät, joilla ei ole pääsyä niihin), niiden julkistaminen, työntekijän henkilötietoja sisältävien asiakirjojen ja muiden tietovälineiden katoaminen sekä Muina näissä säännöissä, organisaation paikallisissa määräyksissä (määräyksissä, ohjeissa) asetettujen niiden suojaamista ja käsittelyä koskevien velvoitteiden rikkomisesta seuraa kurinpitotoimien määrääminen työntekijälle, jolla on pääsy henkilötietoihin - varoitus, varoitus, irtisanominen.
Työnantajan työntekijä, jolla on pääsy työntekijän henkilötietoihin ja joka on tehnyt määritellyn kurinpitorikoksen, on täysin taloudellisesti vastuussa, jos hänen toimintansa aiheuttaa vahinkoa työnantajalle (Venäjän federaation työlain 243 §:n 7 kohta).
5.4 Työnantajan työntekijät, joilla on pääsy työntekijän henkilötietoihin, jotka ovat syyllistyneet työnantajan työntekijöiden henkilötietojen laittomaan luovuttamiseen tai käyttämiseen ilman työntekijöiden suostumusta itsekkäästä tai muusta henkilökohtaisesta intressistä ja jotka ovat aiheuttaneet suurta vahinkoa, kantaa rikosoikeudellista vastuuta pykälän mukaisesti. Venäjän federaation rikoslain 183 §.
Liite 1 - Työntekijän kirjallinen suostumus saada henkilötietonsa kolmannelta osapuolelta
Liite 2 - Luettelo työntekijöiden tehtävistä, joilla on pääsy Organisaation työntekijän henkilötietoihin ja jotka tarvitsevat niitä
Päivystävä toimistovirkailija
Liite 3 - Velvollisuus noudattaa työntekijän henkilötietojen salassapitovelvollisuutta
Liite 4 - Työntekijän kirjallinen suostumus henkilötietojensa siirtämiseen kolmannelle osapuolelle
Liite 5 - Työntekijän kirjallinen suostumus henkilötietojensa siirtämiseen kaupallisiin tarkoituksiin
Liite 6 - Todistus työntekijän henkilötietoja sisältävien asiakirjojen (muiden aineellisten välineiden) vastaanottamisesta ja siirrosta
Ja myös artiklan 2 kohta. Lain nro 152-FZ 18.1 kehitetään jokaisessa yrityksessä, mukaan lukien osakeyhtiöt (LLC), ja se sisältyy organisaation henkilöstöasiakirjavirtaan.
Tärkeä. Kaikkien työntekijöiden on tutustuttava kopioon henkilötietoja koskevista määräyksistä allekirjoitusta vastaan (lain nro 152-FZ kohta 6, lauseke 1, pykälä 18.1).
- Yleiset määräykset.
- Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja työntekijän henkilökohtaisista tiedoista:
- työntekijän perheeseen liittyvät asiakirjat;
- työntekijän ja ensimmäisen asteen sukulaisten terveydentilasta;
- asiakirjat, jotka vahvistavat oikeuden lisätakuisiin ja korvauksiin;
- työntekijän raskaudesta ja lasten iästä;
- työllistymistä varten toimitetut asiakirjat.
- Työntekijän henkilötietojen käsittely:
- vastaanottaminen;
- työntekijää koskevien tietojen tallentaminen;
- henkilötietojen käyttö;
- pääsy kolmansien osapuolten (yksityishenkilöt, oikeushenkilöt) työntekijätietoihin.
- Työntekijöiden henkilötietojen suojan järjestäminen.
- Työntekijän velvollisuudet varmistaa henkilötietojensa oikeellisuus.
Säännös voi sisältää myös liitteitä.
Lain rikkomisen seuraukset
Mikä on Roskomnadzorin politiikka tietojen käsittelyssä ja sen turvallisuuden varmistamisessa? Organisaatioiden työnantajat voivat saada Roskomnadzorilta kirjeitä, joissa varoitetaan mahdollisuudesta saada vakavia sakkoja tarkastuksen aikana 27. heinäkuuta 2006 annetun lain nro 152-FZ "Henkilötietoja koskevasta" rikkomisesta.
- virkamiehille 500 - 1000 ruplaa;
- organisaatiolle 5 000 - 10 000 ruplaa;
- virkamiehille (virkatehtävien suorittamisen yhteydessä) 4000 - 5000 ruplaa.
Vaiheittaiset ohjeet kokoamiseen
Asiakirjan tulee kattaa seuraavat tekijät:
- Säilytystilaus.
Työnantajan on laadittava liittovaltion lakiin perustuvat säännöt tietojen tallentamisesta ja käytöstä. Nämä säännöt on kirjattu säädökseen, useimmiten "työntekijöiden henkilötietojen suojaa koskeviin määräyksiin".
Henkilökohtaiset tiedot työntekijöistä tallennetaan erityisiin kansioihin erityisesti osoitetuilla alueilla työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen kanssa. Toinen tallennustapa ovat sähköiset tietokannat (tässä tapauksessa sinulla on oltava varmuuskopio).
- Käyttö.
Hyväksytty samassa säädöksessä - Asetukset. Tietoja voidaan käyttää vain yritysongelmien ratkaisemiseen. Sen luovuttaminen kolmansille osapuolille on sallittua vain työntekijälle ilmoitettuaan ja hänen kirjallisen suostumuksensa jälkeen, ottaen huomioon, että vain tietyn ongelman ratkaisemiseen tarvittavat tiedot voidaan siirtää.
Jos tietojen käyttö koskee esimerkiksi henkilökohtaisiin tiedostoihin tallentamista, työntekijää ei tarvita.
Tärkeä. Ennen kuin käytät tallennettuja tietoja, sinun on ilmoitettava asiasta Roskomnadzorille.
- Käsiteltyjen tietojen käyttöoikeuksien eriyttäminen.
Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin. Tätä koskevat tiedot tulisi sisällyttää erityisiin ohjeisiin.
Työntekijöiden kirjallisella luvalla voi olla luetteloita heidän henkilökohtaisista tiedoistaan (alkukirjaimet, puhelinnumerot, osoitteet).
Yleiset määräykset.Tässä jaksossa on sallittua viitata liittovaltion lakiin "henkilötiedoista" nro 152, työlakiin ja Venäjän federaation perustuslakiin. On myös syytä määrittää organisaation työntekijöitä koskevien tietojen käsittelymenettely.
- Tietoja henkilötietojen käsittelystä.
Tässä osiossa on kerrottava, kuinka työntekijän henkilötietoja käytetään ja säilytetään. Käyttöä koskeva jakso on laadittu liittovaltion lain ja työlain perusteella. Varastointi suoritetaan erityisellä tavalla (katso kohta 1).
- Oikeudet ja velvollisuudet.
Työntekijällä on työlain mukaiset oikeudet. Hän voi:
- tuntea työnantajan tallentamien tietojen luonteen, sisällön sekä keräämis- ja käsittelytavan;
- päästä käsiksi henkilökohtaisiin tietoihin;
- saada lääketieteellisiä tietoja terveydestäsi;
- sinulla on mahdollisuus korjata tai poistaa itseäsi koskevia virheellisiä tietoja;
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä;
- tunnistaa edustajat suojelua varten;
- mennä oikeuteen, jos työnantajan lainvastaista toimintaa havaitaan.
Työntekijä on velvollinen antamaan itsestään oikeat tiedot.
Vastuullisuus.Kaikilla työntekijöillä on suora pääsy henkilötietoihin, ja he ovat vastuussa tietovuodosta. Tästä työntekijä voidaan saattaa vastuuseen seuraavista vastuutyypeistä (Venäjän federaation työlain 90 artikla):
- kurinpidollinen (työnantaja soveltaa sitä, kun työntekijä tekee vähäisen rikkomuksen, joka ei johda vakaviin seurauksiin; työntekijää voidaan määrätä, kurinpitoa tai irtisanoa);
- materiaali (koskee työntekijää, jos työnantaja on pakotettu korvaamaan vahingot, jotka aiheutuivat työntekijälle, jonka henkilötiedot on luovutettu);
- hallinnollinen (sakko on tässä tapauksessa 3-5 vähimmäispalkkaa Venäjän federaation hallintorikoslain 13.11 artiklan mukaisesti);
- siviililaki (vahingon kärsineelle kansalaiselle maksetaan rahallinen korvaus moraalisesta vahingosta);
- rikollinen (jos tietovuoto aiheuttaa korjaamatonta vahinkoa kansalaisen oikeuksille ja eduille Venäjän federaation rikoslain 137 artiklan mukaisesti, sovelletaan rikosoikeudellista vastuuta).
- Loppusäännökset.
Lopullisissa säännöissä ilmoitetaan sääntöjen voimaantuloaika ja organisaation johtajan hyväksyntä.
Lue lisää perusperiaatteista ja käsitteistä, kun Roskomnadzor käsittelee henkilötietoja ja kansalaisten pyyntöjä.
Lue lisää henkilötietojen keräämisestä hoitolaitoksessa ja potilaan suostumuksesta henkilötietojen käsittelyyn.
Mihin välityspalkkio on?
Valiokunta on kollegiaalinen elin, jota johtaa puheenjohtaja. Toimikunnan kokoonpanon päättää organisaation johtaja. Toimikunnan tehtävänä on luoda toimenpiteitä henkilötietojen käsittelyn aikana sekä varmistaa suojalakien noudattaminen. Toimikunta osallistuu henkilötietojen suojan määrittelevien asiakirjojen tarkastamiseen rikkomusten tunnistamiseksi.
Toimikunnan on myös ilmoitettava työntekijöille kaikista henkilötietoihin liittyvistä muutoksista.
Komissio harjoittaa toimintaansa laatimiensa määräysten ja työsuunnitelman mukaisesti. Työn tulokset toimitetaan yrityksen johtajalle.
Mikä on tutustumislomake?
Luottamuksellisten tietojen paljastamatta jättämistä koskevista säännöksistä ja niiden käsittelyn erityispiirteistä ilmoitetaan työntekijöille tutustumislomake (ja lue henkilötietojen salassapitovelvollisuudesta). Yrityksellä on oikeus laatia tutustumislomake, jossa on mainittava: yrityksen koko nimi, tilauksen olemus ja laaditaan taulukko.
Taulukossa sinun on ilmoitettava sarjanumero, työntekijän koko nimi, asema kirjoitetaan ilman lyhenteitä. Työntekijä allekirjoittaa ja päiväää sen tarkastelun yhteydessä. Tällaista asiakirjaa ei tarvitse tulostaa. Perehdytyslomake tallennetaan sekä säännökset, joihin työntekijä on tutustunut.
Hyväksyntä tulee tehdä vasta sovittuaan ammattiliiton tai muun työntekijöiden etuja edustavan elimen kanssa. Kun asiakirja on toimitettu ammattiliittoon, päätös on tehtävä kirjallisesti 5 päivän kuluessa. Jos erimielisyyttä ei ole, päätöksen mukana tehdään ehdotuksia.
Lisäksi, harkittuaan kaikki erimielisyydet, hallinnolla on oikeus hyväksyä asiakirja alkuperäisessä muodossaan ilman muutoksia. Ammattiliiton tai muun toimielimen puuttuessa hallinto hyväksyy henkilötietosäännöt itsenäisesti.
Mihin hakemus on tarkoitettu?
Hakemus on koottu luetteloimaan henkilöitä, jotka voivat pyytää henkilötietoja työntekijöiltä. Nämä voivat olla HR-työntekijöitä tai yritysjohtajia. Hakemuksessa mainitaan yrityksen nimi, laatimispäivä, luettelo valtuutetuista henkilöistä ja heidän asemansa.
Henkilötietoja koskeva säännös on laadittava tiukasti liittovaltion lain nro 152-FZ "henkilötiedoista" mukaisesti. Ohjeita kehitettäessä sen sisällöstä sovitaan kaikkien tietojenkäsittelyyn osallistuvien osastojen päälliköiden kanssa. Valmis asiakirja hyväksytään johtajan määräyksellä.
Artikkelissa kuvataan henkilötietojen suojaa koskevan asetuksen ja henkilötietojen suojaa koskevan määräyksen laatimista. Artikkelin liitteessä on linkkejä näiden asiakirjojen näytteiden lataamiseen.
Artikkelista opit:
Miten työntekijöiden henkilötietojen suoja on järjestetty?
Henkilötietosuoja-asetuksen 2019 rakenne
Lainsäädäntö ei sääntele tämän määräyksen pykälien kokoonpanoa. Tätä asiakirjaa kehittäessään henkilöstöpäällikkö luottaa liittovaltion henkilötiedoista annetun lain vaatimuksiin ja organisaation paikallisten määräysten laatimisen yleisiin periaatteisiin.
Sääntöjen vakiorakenne sisältää seuraavat kohdat:
- Yleiset määräykset. Ilmoita tässä asiakirjan laadinnan tarkoitus ja anna linkit työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä koskeviin säädöksiin. Kuvaa samassa osiossa määräysten voimaantulomenettelyä ja menettelyä asiakirjan tekstiin muutosten tekemisessä.
- Luettelo työntekijöiden henkilötiedoista. Ilmoita tässä, mitä tietoja pidetään henkilökohtaisina. Täytä tämä osio, kun olet kerännyt kaikki tarvittavat asiakirjat työntekijöiltä ja analysoinut, mitä tietoja ne sisältävät.
- Toiminnot henkilötiedoilla. Tässä osiossa luetellaan osastot ja virkamiehet, jotka käsittelevät työntekijöiden henkilötietoja. Ilmoita tässä paperi- ja sähköinen tietoväline, jolle tiedot tallennetaan.
- Pääsy henkilötietoihin. Määritä tässä osiossa menettely henkilötietojen käyttämiselle työntekijöille, joilla ei ole suoraa pääsyä niihin. Ilmoita tässä, kuinka henkilötietoja siirretään muille toimielimille, viranomaisille ja kolmansille osapuolille.
- Yrityksen virkamiesten vastuut joilla on pääsy henkilötietoihin. Kuvaa tässä toimet, joita henkilötietoja käsittelevät työntekijät voivat tai heidän tulee suorittaa.
- Työntekijän oikeudet koskien tapahtumia heidän tiedoillaan. Määrittele työntekijöiden ja vastuuhenkilöiden oikeudet.
- Henkilötietojen suoja. Tässä osiossa kerrotaan tarkasti, kuinka henkilötietoja säilytetään ja suojataan yrityksessä. Kuvaile yksityiskohtaisesti, mitä keinoja tähän käytetään, esimerkiksi lukittuja arkistokaappeja tai erillistä yhdistelmälukkohuonetta.
Kuvaa samalla tavoin sähköisen tiedon suojauskeinot, esimerkiksi salaus, järjestelmiin ja tietokantoihin kirjautumisen salasanat jne.
Työntekijöiden henkilötietojen suojajärjestelmään kuuluu organisaation työntekijöiden henkilötietojen tallennuksen järjestäminen ja pääsyn estäminen. Henkilötietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja niiden suojaamisesta määrätään henkilötietojen suojasäännöissä. Tämä asetus tulee voimaan sen jälkeen, kun asetus henkilötietojen suojasta annetun asetuksen hyväksymisestä on julkaistu.
